Arbeiten im Home-Office ist im Vertrieb schon lange an der Tagesordnung. Vor allem im Außendienst wird diese Variante gerne genutzt, wenn der Verkäufer sein Einsatzgebiet in einiger Distanz von der Zentrale hat. So können Reisezeiten und Hotelübernachtungen reduziert werden. Die Organisation der Arbeit im Home-Office ist für Neulinge dieser Arbeitsweise durchaus ungewohnt. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, wie man sich im Home-Office effektiv organisiert.

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In vielen traditionellen Unternehmen wird die Arbeit im Home-Office stark reglementiert oder komplett abgelehnt. Manche Chefs halten die Arbeit im Home-Office für eine Mischung aus Urlaub und Blaumachen. Schließlich kann man im Home-Office schlecht überwachen, was ein Mitarbeiter tatsächlich tut.

Home-Office – zwischen Bademantel und Couch

Der amerikanische Karikaturist Scott Adams greift diese Thematik in seinem Kult-Comic Dilbert auf. Dabei wird die Arbeit im Home-Office immer so dargestellt, dass die Mitarbeiter im Bademantel auf der Couch sitzen und nichts tun.

Die Vermutung scheint dann richtig, wenn man im Büro nur deshalb arbeitet, weil der Chef hinter einem steht oder permanent überwacht. Im Vertrieb ist das kaum möglich, weil die Arbeit im Vertrieb – abgesehen von vielen Reisetätigkeiten – ohnehin kaum zu überwachen ist. Das Ergebnis zählt. Die Abrechnung der Arbeitsleistung nach Minuten und Stunden wirkt heutzutage eher antiquiert und erinnert an die Arbeitsumgebung der 60er Jahre.

Dennoch ist das Umfeld zu Hause ganz anders, als in einem typischen Büro-Arbeitsplatz. Noch schnell die Spülmaschine ausräumen? Die Kinder haben eine Frage? Bügelwäsche während der Telefonkonferenz? Mal eben noch das Wohnzimmer staubsaugen? Die Ablenkung lauert an jeder Ecke. Und dennoch ist das Umfeld zu Hause ideal, um bestimmte Aufgaben effektiv zu erledigen.

Ungestört von Kollegen und Chefs

Wenn wir ohne Ablenkung von anderen Menschen unsere Arbeit erledigen können, kann das sehr hilfreich sein. Wenn ich mein Arbeitsumfeld ansehe, kann ich zu Hause bestimmte Tätigkeiten viel schneller und wegen der Ungestörtheit auch besser erledigen. Dazu gehören alle Tätigkeiten, die ich für mich alleine mit großer Konzentration erledigen kann.

Viele Anrufe, intensive Schreibarbeit und die Beantwortung von E-Mails kann ich in einer ruhigen Umgebung, ohne die Störungen von Kollegen, wesentlich schneller erledigen. Das klappt aber nur, wenn ich mich nicht von der ungewohnten Arbeitsumgebung zu Hause ablenken lasse. Schließlich bin ich ansonsten im Freizeitmodus, wenn ich zu Hause bin. Da ist es nicht so leicht für das Gehirn, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn es ansonsten in dieser Umgebung Freizeit und Persönliches gewohnt ist.

Abgeschnitten von Allem

Andere Arbeiten, für die ich die schnelle Kommunikation mit Kollegen brauche oder den schnellen Zugriff auf Daten der unternehmenseigenen IT, sind für das Home-Office nicht so geeignet.

Aber das muss nicht immer so bleiben. Moderne Netzwerktechnik bietet auch zu Hause in den meisten Regionen Europas inzwischen gute Internetanbindung. Wenn dann auch noch die passenden Werkzeuge im Unternehmen verwendet werden, dann kann man auch zu Hause ähnlichen Komfort beim Zugriff auf Daten genießen, wie im Büro.

Technologie für moderne Home-Offices

An manchen Stellen kann die traditionelle IT von Startups und deren Strukturvorteil „Geschwindigkeit“ lernen. Schließlich wird in Startups vor allem deshalb Vorsprung gewonnen, weil man sich auf das Ergebnis konzentrieren kann, ohne dauernd auf Regeln zu achten, die lange vor den heutigen Anforderungen der Märkte ersonnen wurden.

Gleichzeitig will man als etabliertes Unternehmen auch nicht alle Vorsichtsregeln über Bord werfen und auf dem Drachen reiten. Eine sinnvolle Balance zwischen Absicherung und Beweglichkeit scheint die Grundlage für Erfolg zu sein.

IP Telefonanlagen

Die moderne Netzwerktechnik erlaubt es, auch ohne eine physische Telefonanlage, alle Vorzüge einer festen Telefonanlage zu nutzen. Die Liste der Anbieter ist schier unerschöpflich.

Ein Anbieter ist Placetel. Ich kann objektiv darüber sprechen, weil wir selbst damit arbeiten und keine sonstige Beziehung zu diesem Anbieter haben. Mit der Lösung von Placetel können alle Mitarbeiter über eine Telefonanlage telefonieren, ohne dabei auf die Vorteile eines Smartphones zu verzichten. Die Placetel App wird auf dem Smartphone oder dem Notebook installiert und ist sofort lauffähig. Ich kann dann über mein Handy oder mit Headset auch über den PC bzw. das Notebook telefonieren. Dabei ist meine Telefonnummer immer die gleiche. Wenn ich unbedingt will, kann ich im Büro auch ein fest angeschlossenes IP-Telefon nutzen.

Im Gegenteil zum normalen Telefonat per Handy können die Teilnehmer Anrufe intern durchstellen und ankommende Anrufe außerhalb bestimmter Zeiten umlenken – auch auf ganze Gruppen von Kollegen. Für ausgehende Anrufe sieht der Anrufer nur die Festnetznummer des Anrufers, statt der persönlichen Mobilnummer. Alles in allem kann man so von jedem Ort der Welt telefonieren, als wäre man im eigenen Büro.

Daten in der Cloud

Bei steigenden Netzgeschwindigkeiten und intelligenten Synchronisierungsverfahren wird das Ablegen von Daten in der Cloud immer attraktiver. Bei vielen Anbietern ist es für den Benutzer nicht mehr unterscheidbar, ob Daten auf der eigenen Festplatte liegen oder lediglich bei Zugriff darauf in Echtzeit heruntergeladen werden. Jede Änderung ist fast in Echtheit wieder mit dem Datensatz in der Cloud abgeglichen. Cloud Datenspeicher bieten die Funktion modernster Systeme und rechnen ihre Leistungen für einen geringen monatlichen Betrag ab.

So lassen sich die Herausforderungen der Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen an verschiedenen Orten erheblich entschärfen. Selbst die häufigsten Probleme bei der gemeinsamen Arbeit an den gleichen Daten lassen sich einfach lösen. So erlaubt beispielsweise der Anbieter „dropbox“, dass der Administrator nicht nur gelöschte Dateien wieder herstellen kann. Außerdem kann er alle Veränderungen an Dateien wieder rückgängig machen, so dass alle Fehler beim Abspeichern und überschreiben verzeihlich werden.

CRM in der Cloud

Auch die wichtigste Systemfunktion im Vertrieb – das CRM System – ist in unseren Tagen in der Cloud verfügbar. Der große Vorteil ist die Skalierbarkeit. Ich kann als Unternehmer heute nicht wissen, ob meine Vertriebsmannschaft wachsen, gleich bleiben oder schrumpfen wird. Daher ist der Gedanke der flexiblen Planung sehr attraktiv.

CRM Systeme in der Cloud versprechen, dass wir flexibel Dienste hinzubuchen oder stornieren können. Vor allem reizvoll ist jedoch die Infrastruktur, die es ermöglicht, ohne besondere Hardware alle Informationen abzurufen. Sowohl auf einem einfachen Smartphone wie auf jedem autorisierten Notebook kann ich alle meine laufenden Vertriebsprojekte bearbeiten. Unterwegs bin ich nie wieder ohne Adressdaten und Telefonnummern meiner Kunden, und im Homeoffice kann ich genauso zuverlässig auf meine Kundendaten zugreifen, wie in der Zentrale.

Wenn diese technologischen Weichen gestellt sind, dann können wir im Homeoffice arbeiten, ohne die Mühsal der Anreise in die Zentrale zu erleiden, die Zeit und Energie kostet. Bei passender Infrastruktur sind wir zu Hause ebenso produktiv wie in der Zentrale.

Planung für das Home-Office

Planung ist alles. Arbeitstage im Home-Office sollten wir ebenso intensiv vorbereiten wie Kundentermine. In beiden Fällen haben wir nicht alle Ressourcen zur Verfügung und wollen dennoch volle Leistung abliefern.

Es lohnt sich, eine Terminplanung für den Tag im Home-Office zu machen. Wie wollen wir die Zeit nutzen? Welche Pausen machen wir, in denen wir die Nähe zum privaten Haushalt ausnutzen wollen, um Persönliches zu erledigen? Was wollen wir erledigen?

Professionelle Mitarbeiter im Home-Office machen diese Planung routiniert und zuverlässig. Diese Arbeiten eignen sich besonders gut für Aufgaben im Vertrieb:

Kaltakquise

Alles beginnt mit dem ersten Kontakt zum Kunden. Aber die meisten Versuche scheitern. Vielleicht ist das Home-Office die beste Umgebung, um konzentriert und ohne die Blicke der Kollegen die Knochenarbeit der Kaltakquise zu meistern.

Telefontermine

Aber auch Telefontermine jeder Art können gebündelt werden. Mit einem Terminplanungswerkzeug wie calendly.com fällt es leicht, die Telefontermine vom Kunden wählen zu lassen, welche dann automatisch in den eigenen Kalender eintragen werden.

Dabei kann selbstverständlich jeder Mitarbeiter selbst vorgeben, zu welchen Zeiten er telefonieren will. Warum nicht diese Termine mit digitaler Hilfe en bloc zu Hause abarbeiten?

Angebote und Planung

Ein gutes Angebot oder Konzept will mit Konzentration erarbeitet werden. Wenn das mehr als eine Stunde dauert, wollen wir nicht andauernd unterbrochen werden. Die Arbeit zu Hause im Home-Office bietet sich an, wenn wir ungestört und in Ruhe ein solches Konzept für den Kunden erarbeiten wollen.

Dabei ist es wichtig, dass wir mit der gegebenen Zeit geizig umgehen und nur den Anteil an Vorarbeit einsetzen, der wirklich sinnvoll ist. Angebote müssen annehmbar sein. Deshalb nur in solche Angebote investieren, bei denen wir die Erfolgswahrscheinlichkeit bereits mit dem Entscheider besprochen haben.

Post und E-Mail

Es sammelt sich im Laufe einer Woche so Einiges an. E-Mails, Briefe und sonstige Nachrichten. Das meiste davon ist nicht sehr dringend. Noch viel größer ist der Anteil der nicht wichtigen Nachrichten. Aber dennoch müssen sie konzentriert bearbeitet bzw. gelöscht werden.

Was bietet sich Besseres an, als die Ruhe des Home-Office, um die Spreu vom Weizen zu trennen: Was ist wirklich wichtig? Und was ist nur Rauschen im digitalen Wald?

Organisation und Konzentration im Home-Office

Menschen, die ihr Gehirn zum Arbeiten nutzen, brauchen Momente der Abgeschiedenheit. Sie müssen denken und konzentriert arbeiten können. Daniel Kahnemann ist Nobelpreisträger und hat in seiner Forschungsarbeit bewiesen, dass wir bei einer bestimmten Geschwindigkeit, die dem Spazieren entspricht, die besten Gedanken erzeugen. Vielleicht sollten wir die Gewohnheit der gemeinsamen Spaziergänge wieder kultivieren, um wichtige Gedanken auszutauschen. Vielleicht brauchen wir nicht nur Home-Office, sondern auch Walking-Office.

 

Fotoquelle Titelbild: © goodluz/Shutterstock.com