Sie haben einen potenziellen Kunden ermittelt und möchte nun Kontakt zu ihm aufnehmen? In den wenigsten Fällen werden Sie bei der Kaltakquise die Kontaktdaten zu Ihrem direkten Gesprächspartner vorliegen haben. Die meisten Entscheider schützen sich gut vor den zahlreichen Cold Calls, die in manchen Branchen an der Tagesordnung sind. Stattdessen werden Sie als Verkäufer vermutlich als Erstes beim Empfang oder dem Sekretariat landen, die über Weiterkommen oder Abschied entscheiden. Es gibt zum Glück einige Tipps, um diese Hürden elegant zu überwinden.

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Assistenten mit geheimer Superkraft

Das Sekretariat ist in guten Firmen mit versteckten Superhelden besetzt: Gute Mitarbeiter erkennen am Telefon sofort, wenn am anderen Ende der Leitung der x-te beliebige Verkäufer oder Vertreter regelrecht um einen Telefontermin bettelt. Diese Superkraft ist entscheidend, denn schließlich muss die Assistenz eine wichtige Filterfunktion erfüllen. Sie entscheidet, welcher Anruf wichtig genug ist, um weitergeleitet zu werden, und welche Anliegen keinerlei weitere Beachtung verdienen. Gerade in größeren Unternehmen und Konzernen werden Sie nur in den seltensten Fällen die Möglichkeit haben, bei der Kaltakquise direkt mit dem Entscheider sprechen zu können. Wer verkaufen möchte, muss also die Assistenz von seiner Relevanz überzeugen.

Die Grundlage für ein erfolgreiches Telefonat: Selbstbewusstsein

Andere zu überzeugen funktioniert nur, wenn wir selbst überzeugt sind. Wer am Telefon rumdruckst und sich hinter Standardfloskeln versteckt, weil er sich nicht sicher ist, ob das eigene Angebot Anklang findet, sollte sich von der telefonischen Kaltakquise vorerst verabschieden – die Erfolgschancen sind einfach zu gering. Vermeiden Sie daher lasche, austauschbare Phrasen.

„Könnte ich bitte mit dem Ansprechpartner für >>Thema<< sprechen?“ -> Verkäuferalarm!

oder

„Worum geht’s“ – „Das muss ich mit Herrn XY persönlich besprechen!“ -> Verkäuferalarm!

oder

„Der ist gerade nicht da …“ – „Wann kann ich noch mal anrufen?“ -> Verkäuferalarm!

Wer so agiert, wird mit großer Wahrscheinlichkeit bereits am Empfang hängen bleiben und an eine E-Mail- oder Postadresse verwiesen. Die Chancen, dass Sie nie wieder etwas von diesem potenziellen Kunden hören, sind in diesem Fall hoch. Mit der richtigen Portion Selbstbewusstsein hingegen kann das Telefonat ein echter Türöffner sein.

Warum ist das so? Weil das alles Floskeln sind, die ein wichtiger Kontakt nie verwenden würde. Ein wichtiger Kontakt kennt den Ansprechpartner für ein Thema. Ein wichtiger Anrufer sagt, was er will und tut nicht so, als sei es geheim. Ein Anrufer, der den Zugang zum Chef verdient hat, verlangt energisch, zurückgerufen zu werden, statt zu fragen, wann er erneut anrufen „darf“.

Begegnen Sie Sekretariat und Empfang auf Augenhöhe

Machen Sie jedoch nie den fatalen Fehler, Selbstbewusstsein mit Arroganz zu verwechseln. Wer von oben herab mit der Assistenz spricht und sie spüren lässt, dass sie bloß eine lästige Zwischenstufe auf dem Weg zum Ziel ist, der wird auf Granit beißen – und das mit Recht. Machen Sie sich immer wieder bewusst, wie wichtig die Rolle der Assistenz für Sie und Ihren gewünschten Gesprächspartner ist: Sie entscheidet darüber, ob ein Gespräch zustande kommt oder nicht. Ganz gleich, ob Sie das Gefühl haben, der Empfang hat nicht die geringste Ahnung, worum es bei Ihrem Anliegen geht, und egal, ob es schon das dritte Telefonat des Tages ist, bei dem Sie „abgewimmelt“ werden sollen: Bleiben Sie freundlich und geben Sie Ihrem Gegenüber das Gefühl, wichtig zu sein. Denn wir alle sind eher bereit, jemandem zu helfen, der uns wertschätzend behandelt. Und auf diese Hilfe sind Sie schließlich angewiesen. Erst recht, wenn Sie gar nicht genau wissen, wer der 100% passende Ansprechpartner und Entscheider für Sie ist.

Probieren Sie in diesen Fällen einen Gesprächseinstieg wie diesen hier:

Assistenz: „Guten Tag, Peter Sekretar hier, was kann ich für Sie tun?“

Verkäufer: „Guten Tag, Herr Sekretar, Frank Verkauf mein Name. Ich weiß, Sie haben vermutlich nicht viel Zeit, deswegen komme ich direkt zur Sache. Ich möchte mit Ihnen gemeinsam in den nächsten fünf Minuten herausfinden, wie wir in Zukunft zusammenarbeiten können, um die Buchhaltungskosten der Abteilung um 20% zu senken. Deswegen habe ich noch ein paar Fragen an Sie – ist das in Ordnung?“

Diese Gesprächsführung hat gleich mehrere Vorteile: Die Assistenz wird ernst genommen und kann ihre Fachkompetenz beweisen, indem sie entscheidet, wer der richtige Ansprechpartner für Sie und Ihr Anliegen ist. Und Sie hinterlassen sofort einen kompetenten ersten Eindruck, der Sie von anderen Verkäufern abgrenzt. Schließlich haben Sie das große Ziel und den Nutzen in den Vordergrund gestellt und nicht Ihren Wunsch nach einem Abschluss oder Gespräch. Die Chancen stehen also gut, dass die Assistenz Sie ebenfalls auf Augenhöhe behandelt und Sie zu einem für Ihr Anliegen passenden Gesprächspartner durchstellt.

Das richtige Timing kann helfen

Die oben genannte Taktik ist noch effektiver, wenn Ihr Anruf zum richtigen Zeitpunkt erfolgt. Damit ist nicht unbedingt die Tageszeit gemeint. Vielmehr lohnt es sich manchmal, mit dem „Cold Call“ zu warten, bis sich ein passender Aufhänger ergibt. Angenommen, Sie möchten einem Unternehmen eine Softwarelösung für die Buchhaltung verkaufen, die die Prozesse vereinfacht und Manipulationen erschwert. Natürlich ist ein solches Angebot jederzeit interessant – aber noch besser funktioniert es, wenn Ihnen ein aktuelles Ereignis in die Karten spielt. Wird in den Medien beispielsweise darüber berichtet, wie bei einem großen Unternehmen jahrelang unbemerkt große Geldsummen weggeschafft wurden, schlägt Ihre Stunde. Das Gespräch mit dem Sekretariat könnte dann wie folgt ablaufen:

Assistenz: „Guten Tag, Peter Sekretar hier, was kann ich für Sie tun?“

Verkäufer: „Guten Tag, Herr Sekretar, Frank Verkauf mein Name. Sie haben vermutlich von dem großen Skandal beim Unternehmen XYZ gehört. Mal angenommen, es gibt eine Lösung, mit der Manipulationen in Ihrer Buchhaltung verhindert werden könnten – wer bei Ihnen im Hause wäre für so eine Lösung dankbar?“

Eine gute Assistenz, der das Wohl des Unternehmens am Herzen liegt, wird es kaum wagen, ihrem Vorgesetzten dieses Angebot zu verschweigen. Sie appellieren damit an das Verantwortungsbewusstsein Ihres Gegenübers, zeigen gleichzeitig, dass Sie ihm zutrauen, die Wichtigkeit der Angelegenheit zu bewerten, und werden mit großer Wahrscheinlichkeit zum passenden Gesprächspartner durchgestellt.

Wenn nichts mehr geht, seien Sie dreist!

Wenn Sie zu den besonders mutigen Verkäufern gehören oder gerne neue Methoden testen, setzen Sie doch einfach mal auf Dreistigkeit! Damit ist natürlich nicht gemeint, dass Sie einfach unangemeldet in das Büro Ihres gewünschten Gesprächspartners marschieren. Nutzen Sie einfach einen kleinen sprachlichen Trick. Tragen Sie sich den gewünschten Telefontermin vorab in Ihren Kalender ein und rufen Sie zum entsprechenden Zeitpunkt an.

Assistenz: „Guten Tag, Peter Sekretar hier, was kann ich für Sie tun?“

Verkäufer: „Guten Tag, Herr Sekretar, Frank Verkauf mein Name – Hallo!

Assistenz: „Äh. Ja. Und?“

Verkäufer: „Also, ich habe für 15 Uhr in meinem Kalender einen Telefontermin mit Herrn XYZ eingetragen …“

Wer diese Aussage mit dem ausreichenden Selbstbewusstsein vorträgt, wird mit großer Wahrscheinlichkeit direkt durchgestellt – einem fixen Termin möchte sich schließlich niemand in den Weg stellen. Am besten funktioniert diese Taktik, wenn es sich um den vorgeschalteten Empfang einer gesamten Abteilung oder Firma und nicht um eine persönliche Assistenz des gewünschten Gesprächspartners handelt. Gerade in höheren Positionen besteht bei Letzterer die Gefahr, dass sie genau über die Termine Bescheid weiß und Ihren kleinen Bluff schnell entlarvt.

Mit einer guten Portion Selbstbewusstsein, etwas Menschenkenntnis und einer anständigen Vorbereitung verliert das Sekretariat seinen Schrecken – und aus bedrohlichen Vorzimmerdrachen werden handzahme Streicheltiere.

Fotoquelle Titelbild: © fizkes/Shutterstock.com