Mit einem Akquise Anschreiben lässt sich der Erfolg bei der telefonischen Kaltakquise verbessern. Wie ich vor kurzem herausgefunden habe, ist diese These sogar  wissenschaftlich belegt: Eine Arbeit von Prof. Christian Schmitz von der Ruhr-Universität Bochum kann das belegen. Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, wie man die erste Ansprache am besten vorbereitet und Sie erhalten Vorlagen für Formulierungen, die Ihr Anschreiben für potenzielle Neukunden interessant machen.

Wir wollen erreichen, dass Ihr potenzieller Kunde das Gespräch mit Ihnen wirklich will, noch bevor Sie anrufen. Im Idealfall nutzen Sie hierfür einen Brief, der es Ihnen erlaubt, aus der Masse herauszustechen. Gleichzeitig erfahren Sie aber auch, wie sich die Idee des Akquise Anschreibens in Kombination mit den Möglichkeiten der digitalen Welt umsetzen lässt. Ach ja: Sie bekommen auch ein Akquise Anschreiben Muster 😀

Ist die telefonische Kaltakquise noch zeitgemäß?

Sehr viele Menschen haben zur Akquise am Telefon eine eher ablehnende Haltung. Bestimmt ist das so, weil sie selbst bereits Opfer einer schlecht gemachten Ansprache via Telefon wurden. Haben Sie nicht auch eine solche Situation im Kopf? Jeder kennt sie, die Anrufe von Mitarbeitern eines Call-Centers, die schnell als unerwünschte Versuche erkannt werden, gutgläubigen Menschen etwas aufzuschwatzen. Im Umgang mit Privatkunden ist die telefonische Kaltakquise inzwischen auch nicht mehr legal – es sei denn, Sie haben das als Verbraucher explizit erlaubt.

…und welchen Einfluss hat die Digitalisierung auf die Akquise am Telefon?

Es wird immer schwieriger, mittels klassischer Telefonakquise potenzielle Kunden zu erreichen. Mit der zunehmenden Verbreitung der Arbeit im Homeoffice wurde die traditionelle Rolle der Telefonzentrale als Vermittlungsfunktion nahezu abgeschafft. Hatten clevere Verkäufer in der Vergangenheit noch die Möglichkeit, mit überzeugenden Argumenten durchgestellt zu werden, gehören diese Zeiten nun in vielen Fällen der Vergangenheit an. Selbst Führungskräfte sind vermehrt im Home-Office anzutreffen, was die Schwierigkeit, diese Personen telefonisch zu erreichen, weiter verschärft. Denn wer hat schon die Mobilnummer eines Entscheiders parat? Und dass Anrufe von unbekannten Nummern oft gar nicht erst angenommen werden, wissen wir alle.

Weshalb ein Akquise Anschreiben Ihre Chancen erhöht

Wir beschäftigen uns hier ausschließlich mit professionellem Vertrieb und insbesondere mit der Kaltakquise für Geschäftskunden. Hier gilt: Es ist gestattet, dass man telefonischen Kontakt mit einem Kunden aufnimmt, wenn man davon ausgehen kann, dass eine neue geschäftliche Verbindung 1. beiderseits hilfreich und 2. telefonische Kontaktaufnahme erwünscht ist. Aber wie kann man das im Vorfeld sicherstellen?

Ich bin kein Jurist und dies ist ausdrücklich keine Rechtsberatung. Ich denke, dass grundsätzlich ein Rest-Risiko besteht, egal was man unternimmt, um sich abzusichern. Allerdings denke ich auch, dass man das Rest-Risiko durchaus stark senken kann. Zum Beispiel, indem man ein Anschreiben zur Akquise nutzt.

Brief statt Email: Zwei Anzeichen, dass sich ein Akquise Anschreiben lohnt

Ich rate dazu, einen Brief vor die telefonische Kaltakquise zu stellen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Im Wesentlichen gibt es zwei Anzeichen, dass ein vorgeschalteter Akquise-Brief für die Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen hilfreich sein kann:

1. Ist der Entscheider vermutlich zu einem zufällig gewählten Zeitpunkt erreichbar? Hat er einen ausgefüllten Terminkalender oder ist selbst häufig außer Haus unterwegs?

2. Ist das Thema, das Sie besprechen wollen, tagtäglich auf seiner Agenda? Oder muss sich der Entscheider gedanklich vorbereiten?

Wenn Sie annehmen, dass Ihre Zielperson weder zufällig erreichbar sein wird, noch Ihr Gesprächsthema auf der täglichen Agenda hat, dann sollten Sie ein Akquise Anschreiben vor Ihren Anruf setzen. Es ist entscheidend, dass es sich dabei wirklich um einen Brief auf Papier anstatt einer eMail handelt. So heben Sie sich mit Ihrer Nachricht von anderen Schreiben ab. Inhaltlich können Sie sich an dem folgenden Muster orientieren.

Vorlage für ein Anschreiben, das wirkt

Gute Akquisebriefe an einen potenziellen Kunden bestehen aus fünf Elementen, die jedes für sich ein klares, eindeutiges Ziel verfolgen. Selbstverständlich kann die Formulierung beliebig angepasst werden, wenn der Zweck erhalten bleibt. Hier die fünf Elemente, die in Ihrem Schreiben vorkommen sollten:

1. Die Überschrift im Akquise Anschreiben

Es ist ungewöhnlich, einem Brief eine Überschrift zu geben. Wie in einem Zeitungsartikel besteht die Aufgabe der Überschrift darin, Aufmerksamkeit zu erzeugen und Lust auf den Rest des Briefes zu machen. Nicht mehr. Aber auch ganz sicher nicht weniger. Die wesentliche Idee ist, ganz zu Beginn eine Aussage zu stellen, die Interesse weckt und gleichzeitig Relevanz vermittelt, damit das Akquise Anschreiben seine Wirkung entfalten kann.

Lassen Sie uns mit einem Beispiel arbeiten. Am besten nehmen wir einen Fall aus der Praxis. Wie wäre es mit einem Unternehmen, das Hersteller von Werkzeugen als Zielgruppe hat, für die das Design dieser Werkzeuge ertragsrelevant ist? Das wesentliche Nutzenversprechen lautet, dass durch ein geeignetes Industrie-Design nicht nur optische Gefälligkeit, sondern eine wesentliche Vervielfachung des Unternehmensertrages beim Verkauf möglich ist. Wenn ein Geschäft zustande kommt, ändert der Kunde also in Abstimmung mit dem Dienstleister das Design seiner Produkte und bekommt dafür eine Vervielfachung seiner Erträge beim Vertrieb seiner Werkzeuge.

Tipp: Nutzen Sie ein Zitat, um die Aufmerksamkeit des potenziellen Neukunden zu gewinnen

Wie kann eine gute Überschrift für einen solchen Brief lauten? Es gibt viele Möglichkeiten, die ich ausprobiert habe. Am besten eignet sich dafür meiner Meinung nach ein Zitat. Und zwar ein Zitat der Zielperson selbst. Noch genauer: ein vorweggenommenes Zitat aus der Zukunft. Klingt das verrückt? Lassen Sie mich erklären, was ich genau meine.

Bleiben wir bei unserem Beispiel des Industrie-Designs für Werkzeuge. Nehmen wir an, der Zielkunde unseres Designers ist das Unternehmen „ABC Holzwerkzeuge AG“ und deren Geschäftsführer heißt Klaus Reiter. Dann könnte die Headline des Briefes wie folgt lauten:

„Trotz größter Skepsis konnten wir tatsächlich den Ertrag unserer wichtigsten Werkzeuggruppen vervielfachen. Vor zwei Jahren hätte ich das – für ein traditionelles Unternehmen wie unseres – kaum für machbar gehalten.“ Klaus Reiter, November 2025.

Wir formulieren also ein Zitat, wie es der Zielkunde von sich geben könnte, wenn das gemeinsame Projekt erfolgreich verläuft. Das erzeugt Aufmerksamkeit. Und genau das – nicht mehr und nicht weniger – ist die Aufgabe der Headline.

Noch ein gestalterischer Hinweis zu unserem Muster-Anschreiben: Die Headline soll ganz bestimmt, so wie sich das für eine Überschrift gehört, weit oben stehen. Vor allem anderen, unmittelbar am oberen Blattrand. Auf weitere Ideen zur Gestaltung des Briefes kommen wir noch zu sprechen.

2. Der erste Satz im Akquise Anschreiben

Oberhalb des ersten Satzes in Ihrem Anschreiben steht selbstverständlich die Adresse. Bitte setzen Sie den Namen vor die Firma. Das erhöht die Chance auf Erfolg. Im Anschluss kommt die Anrede „Sehr geehrte/geehrter…“

Gleich danach folgt ein Satz, der die erste Aufmerksamkeit der Headline aufgreift und voller Energie auf den restlichen Brief lenkt. Es bietet sich ein Konstrukt nach folgendem Muster an:

„Meine 14 Mitarbeiter und ich stehen bereit, um dieses zugegebenermaßen herausfordernde Ziel in die Praxis umzusetzen.“

Es könnte hier auch stehen: „Nur während der Postlaufzeit dieses Briefes konnten meine Kunden xx.xxx € zusätzlich erlösen.“

Hier ist das Ziel, Erstaunen und Neugier mit dem Akquise Anschreiben zu erzeugen.

3. Das relevante Testimonial für Ihr Akquise Anschreiben

Als nächstes dürfte dem Leser unseres Briefes vielleicht die Frage durch den Kopf gehen, was dies mit ihm selbst zu tun hat. Das ist eine klassische Überlegung bei der Kundenkommunikation. Um diese latente Frage zu beantworten, bevor sie sich ins Bewusstsein des Lesers drängt, kommt jetzt eine Aussage, die die Relevanz Ihrer Nachricht unterstreicht. Ich nenne das „Testimonial“. Das könnte sich in unserem Muster so lesen:

„Wenn wir mit den Geschäftsführern unserer Kunden aus der Hartholzverarbeitungsbranche sprechen, nennen Sie uns häufig diese Erfolge unserer Zusammenarbeit:

  • 25 Mio Euro mehr Auftragseingang auf der Leitmesse im Vergleich zu den 3 Jahren zuvor
  • Steigerung der durchgesetzten Verkaufspreise trotz Wettbewerbsdruck um mehr als 12%
  • Halbierung der Entwicklungszeit und deshalb Versechsfachung des Absatzes in einem innovativ umkämpften Markt.“

Tipps, mit denen Sie die Relevanz Ihrer Nachricht für den Empfänger unterstreichen

Das sind die Bausteine dieses Abschnitts. Zur Erinnerung: Es geht bei diesem Teil des Akquise-Briefs vor allem um Relevanz! Deshalb dürfen Sie diese Punkte beachten:

  • Nutzen Sie präzise die Funktionsbezeichnung, wie sie Ihre Zielperson für sich nutzt: Geschäftsführer, Vorstand, CEO oder was auch immer auf der Visitenkarte Ihres potenziellen Kunden steht.
  • Nutzen Sie präzise die Branchenbezeichnung, wie sie auf der Unternehmensseite Ihres Kunden bei „über uns“ verwendet wird. Dazu ist Recherche wichtig.
  • Schreiben Sie die drei wichtigsten Ergebnisse der Zusammenarbeit mit Ihren Kunden auf und verwenden Sie eindeutige Aussagen zu Zahlen.

Alle drei Bedingungen sind notwendig, um für das Akquise Anschreiben eine Relevanz aus der Sicht des Kunden zu erzeugen.

4. Der Schluss des Akquise Anschreibens bringt

Jetzt geht es um Augenhöhe. Wenn man dieses Akquise Anschreiben oberflächlich liest, könnte der Eindruck entstehen, Sie würden versuchen Ihren potenziellen Kunden mit diesem Akquise Anschreiben zu belehren. Um das definitiv zu verhindern, lade ich Sie zu einer Formulierung ein, die einen knackigen Schluss ergibt, ohne zu bevormunden:

„Herr Reiter, die Frage, ob für die ABC Holzwerkzeuge AG ähnliche Ergebnisse erzielbar sein werden, lässt sich vorerst noch nicht beantworten. Aber eines ist klar. Sie können die realistischen Chancen dieser Idee einschätzen und gemeinsam können wir die weiteren sinnvollen Schritte festlegen.“

Damit stellen Sie klar, dass Sie eben nicht belehrend sein wollen, sondern nur vorstellen, was Sie und Ihr Unternehmen bereits beio anderen Kunden realisiert haben. Ein belehrender Ton würde nämlich nur einen völlig irrationalen, aber emotional absolut erklärbare Gegenwind erzeugen. Schreiben Sie deshalb ehrlich und klar worum es geht: Ein Gespräch unter Erwachsenen, um die Chancen der weiteren Zusammenarbeit zu prüfen. Das ist spannend, ohne anbiedernd zu sein.

5. Das P.S. des Akquise Anschreibens wirkt

Was lesen Sie in jedem Brief? Das „post scriptum“ wird immer gelesen. Oft zuerst. Deshalb richten wir  im P.S. eine Botschaft an die Person, die höchstwahrscheinlich das Akquise Anschreiben öffnen wird, nämlich die Assistenz. Weil wir längst wissen, dass wir unsere Botschaften empfängergerecht gestalten wollen, tun wir das auch hier. Also eine Botschaft an und in der Sprache der Assistenz:

„Sie sind eingeladen zu einem Telefonat am soundsovielten im Monat um y Uhr 10. Falls der Termin nicht passen sollte, lassen Sie bitte **Vorname Nachname** einen Ersatztermin vereinbaren.“

Nachname und Vorname sind selbstverständlich der komplette Name der Assistenz. Sie merken schon – das löst den Reflex aus, sofort im Kalender nachzusehen, was am genannten Datum sein wird. Das verringert erneut die Chance, dass der Brief als ein Standard-Brief entlarvt und evtl. weggeworfen wird.

Stil und Form: Erfüllen Sie die Erwartungen Ihrer Geschäftskunden

Sagen wir es in einem Satz: Das Akquise Anschreiben sollte haptisch und gestalterisch das Beste sein, was der Empfänger in den letzten Monaten bekommen hat. Falls es eine Einladung zum Bundespresseball gab, sollte Ihr Brief in der gleichen Liga spielen. Haptisch, stilistisch und inhaltlich. Kein Schnick-Schnack, aber Klasse. Sehen Sie diesen Brief bitte nicht als Werbemaßnahme. Es geht darum, die Gedanken des Adressaten zu bewegen. Jetzt ist unser Ziel, dass die Gedanken Ihres Gesprächspartners auf das kommende Gespräch eingestimmt sind.

Alles im Griff? Denken Sie bei der Kommunikation daran, dass auch Kunden Egoisten sind

Aber interessiert sich unsere Zielperson auch wirklich für unser Angebot? Die ehrliche Antwort ist: Vermutlich nicht! Jeder interessiert sich nur für seine eigenen Themen. Das ist eine wichtige Erkenntnis für die Neukundengewinnung. Also liegt es nahe, dass wir uns auf das Interesse der Zielperson fokussieren. Das ist der Weg ins Kundenherz. Wie das genau funktioniert und worauf es bei der Kommunikation mit Geschäftskunden ankommt, erfahren Sie in meinem Beitrag zum Thema Neukundengewinnung.

Die Ansprache über LinkedIn als Ergänzung zum Brief

Zum Abschluss noch ein Hinweis: Natürlich haben Sie als sinnvolle Ergänzung auch die Möglichkeit, Plattformen wie LinkedIn zur Ansprache zu nutzen. Der Vorteil von LinkedIn liegt darin, dass Ihr Wunschkunde sich mit nur einem Klick ein Bild von Ihnen machen kann.

Das kann besonders dann hilfreich sein, wenn Ihr Angebot sofort klar ist und die angesprochene Person es direkt verstehen und einordnen kann. Erinnern Sie sich noch an das PS aus unserem Brief? Je nachdem, welchen Kanal Sie für Ihre Ansprache nutzen, können Sie zur Terminvereinbarung beispielsweise einen QR-Code oder einen Link zu einem Termin-Tool integrieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um Ihren Wunschkunden die Möglichkeit zu geben, den Termin unkompliziert an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Und noch eine Idee habe ich für Sie: Anstatt eine klassische Sprachnachricht auf der Mailbox zu hinterlassen, können Sie auf LinkedIn auch kurze Videos verschicken, um auf persönliche und effektive Art und Weise Ihre Botschaft zu vermitteln. Welche Strategien sonst noch sinnvoll sind, wenn Sie LinkedIn für Ihre Akquise nutzen möchten, habe ich in diesem Beitrag für Sie zusammengefasst.