Sie haben alles gegeben – recherchiert, mit Kollegen gesprochen, Zulieferer angefragt. Ihr Angebot ist fertig und raus an den Kunden. Und jetzt beginnt das Warten. Wird er annehmen? Blieb eine der Leistungen oder Anforderungen unklar? Kam das Angebot wirklich an? Ist es noch zu früh, um anzurufen? Bevor Sie sich mit diesen Fragen quälen, lesen Sie diesen Beitrag zum Thema Angebotsverfolgung. Ihre Unsicherheiten werden sich förmlich in Luft auflösen!
„Danke fürs Angebot, wir melden uns“
Selbst in wirtschaftlich guten Zeiten ist Akquise Pflicht für Unternehmen, die langfristig erfolgreich sein möchten. Ebenso kommt es häufig vor, dass Interessenten anrufen und Ihre Produkte und Leistungen 
anfragen. Regelmäßig stellen Sie also individuelle Angebote zusammen. Sie müssen sich abstimmen, Ressourcen einplanen, Lieferanten anfragen – kurzum: Angebote kosten Zeit und Geld. Meist liefern Sie sogar schon erste Lösungsansätze. Umso ärgerlicher deshalb, wenn sich der Interessent nie wieder meldet. Dann verpufft Ihr gesamter Aufwand einfach im Nichts, denn die traurige Realität ist, dass viele Angebote nur noch selten direkt bestätigt werden.
Nachdem das Angebot beim Interessenten ist, ist der Job des Vertriebs noch nicht vorbei. Hier beginnt die Angebotsverfolgung. Sie müssen dafür sorgen, dass das Angebot auch angenommen wird. Genau an dieser Hürde scheitern viele: Sie halten keinen Kontakt zum Kunden und haken auch nicht nach. Manche befürchten auch, den Kunden zu nerven, wenn Sie sich ab und an melden. Sie geben zu schnell auf. Immerhin berechnen viele Unternehmen keine Angebote. Es ist also Ihr gutes Recht, zumindest ein Feedback zu bekommen.
Die Anfrage ist nur der Anfang
Interessenten haben verschiedene Motive, wenn sie bei Ihnen anfragen. Sie benötigen einen Vergleich für vorliegende Angebote, einen ungefähren Kostenrahmen für die eigene Kalkulation oder haben ernsthaftes Kaufinteresse. Ihr Job ist es, durch die richtigen Fragen herauszufinden, was der Kunde möchte und bei passendem Bedarf ein maßgeschneidertes Angebot zu erstellen. Sie haben Angst Ihrem Interessenten zu viele Fragen zu stellen? Aus der Praxis hat sich ergeben, dass selbst bei der Kaltakquise bis zu 80 Fragen problemlos möglich sind, sofern Ihr Gesprächspartner ernsthaftes Kaufinteresse besitzt. Andernfalls wird er Ihren Fragen ausweichen – und so wissen Sie genau, dass Sie sich die Zeit für das Angebot sparen können, denn daraus wird höchstwahrscheinlich kein Auftrag.
„Ich hätte da noch ein paar Fragen“
Aber was genau müssen Sie denn nun wissen, um ein möglichst gutes Angebot machen zu können? Die Antwort ist von Branche zu Branche unterschiedlich, aber diese fünf Fragebereiche geben Ihnen bereits eine grobe Orientierung:
1. Soll-Ist-Vergleich
„Wie sieht es denn aktuell bei Ihnen aus? In welchem Bereich möchten Sie noch besser werden? Wo können wir Sie bei Ihrem Erfolg unterstützen?“
2. Budget
„Haben Sie bereits andere Anbieter angefragt? In welchem Preisrahmen bewegen wir uns denn? Ist der Preis am Ende das ausschlaggebende Kriterium?“
3. Zeit
„Bis wann benötigen Sie das Angebot? In welchem Zeitraum planen Sie die Umsetzung? Und wann kann ich mit einer Entscheidung rechnen?“
4. Entscheidungsprozess
„Mit wem stimmen Sie das Angebot ab? Welche Punkte sind Ihnen besonders wichtig? Gibt es Besonderheiten zu beachten?“
5. Absicherung
„Habe ich jetzt noch einen Aspekt vergessen, der unbedingt mit ins Angebot muss? Ist noch etwas offen oder unklar geblieben?“
Notieren Sie sich zu den unterschiedlichen Kategorien mehrere Fragen, sodass Sie im Vorfeld indirekt den Aufbau des Angebots bereits mit dem Interessenten abstimmen. Gleichzeitig können Sie so herausfinden, ob Sie überhaupt der passende Anbieter sind und das Angebot so auch zu einem erfolgreichen Abschluss führen könnte. Die gewonnenen Informationen und Einblicke erleichtern Ihnen zudem die Angebotsverfolgung. Deshalb dürfen Sie eine wichtige Frage zum Schluss nicht vergessen: „Wann sind Sie am besten erreichbar, falls noch weitere Fragen aufkommen?“
Erst vorbereiten, dann nachfassen
Die professionelle Angebotsverfolgung beginnt mit der Entscheidung, Angebot aktiv nachzufassen. Sie müssen dranbleiben und Ihr Feedback einfordern, ohne halbherzige Anrufe zu tätigen, „weil man das halt so macht“. Klären Sie schon im Vorfeld mit Ihrem Ansprechpartner ab, wann Sie sich wieder zu dem Angebot melden. Dazu reicht bereits ein kurzer Satz in der Mail, dass Sie sich zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt melden.
Setzen Sie sich außerdem für jedes Telefonat klare Ziele. Ganz oben steht hierbei natürlich der Abschluss. Da dieser aber gegebenenfalls zu dem Zeitpunkt Ihres Anrufs noch nicht möglich ist, müssen Sie sich andere Optionen für die Angebotsverfolgung offen halten, um mit einem positiven Gefühl der Hörer aufzulegen. Wenn Ihr Gesprächspartner also zögert, klären Sie das weitere Vorgehen ab.
„Natürlich kann ich verstehen, dass Sie das Angebot noch mit Ihrer Abteilung besprechen müssen. Wann werden Sie sich dazu abstimmen? Dann melde ich mich am nächsten Tag einfach wieder bei Ihnen.“ Diese konkreten Vereinbarungen helfen Ihnen und Ihrem Zeitpartner, wirklich effektiv in Kontakt zu bleiben.
Leider ist es auch möglich, dass Sie beim Telefonat eine Absage erteilt bekommen. Stecken Sie dann nicht den Kopf in den Sand, sondern bitten Sie um ehrliches Feedback. Generell ist es sinnvoll, sich auf verschiedene Antworten des Interessenten vorzubereiten, um dann möglichst souverän reagieren zu können. Schreiben Sie sich einfach während der Telefonate mit, welche Einwände oder Aussagen gemacht werden. Ihre Kollegen haben hierfür sicherlich auch ein paar Tipps.
Mut zur Angebotsverfolgung
Trauen Sie sich, Angebote nachzufassen – so hängen Sie die Konkurrenz ab und verschenken kein Geld mehr für verpuffte Aufwände. Mit vorbereiteten Antworten reagieren Sie jederzeit professionell und sichern sich mit etwas Glück schon bald den nächsten Auftrag. Mit den oben genannten Tipps brauchen Sie auch keine Angst zu haben, den Interessenten zu nerven. Also wagen Sie den Versuch, greifen Sie zum Telefon und fragen Sie, welche Fragen er noch zum Angebot hat. Viel Erfolg!
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Angebotsanfragen und anschließendes nachfassen erfolgreich meisten? Dann hören Sie sich meinen aktuellen Sales-up-Call mit Ingrid Rothfuß an. Die Trainerin hat bereits über 30 Jahre Erfahrung im „Business-Telefonieren“ und verrät Ihnen im Interview wertvolle Tipps, die Sie sofort anwenden können, wenn Sie das nächste Mal zum Hörer greifen.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar!
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