Präsentationstraining

Verkäufer müssen sich, ihr Produkt oder ihre Leistungen gut darstellen. Leider gelingt das mit den Methoden und Materialien, die sie vom Marketing vorgesetzt bekommen, häufig nur sehr schlecht. Wer will sich schon eine Firmenpräsentation ansehen, die mit der Geschichte des Unternehmens beginnt. Schwarzweißfotos des Gründers und ein Luftbild der Firma aus dem Jahre 1959? Schrecklich!

Mein Kollege und Freund Michael Geerdts beschäftigt sich seit Jahren mit der Qualität von Sales-Pitches, Präsentationen und dem professionellen Erzählen von Geschichten. Selbstverständlich gibt es auch schon einen Sales-up-Call mit ihm und mir.

Meine Bitte an ihn war, einen Beitrag zu schreiben, der meinen Lesern kurz und knapp aufzeigt, wie man Präsentationen besser macht.

Michael Geerdts’ Präsentationstraining

Wie viele langweilige Präsentationen haben Sie schon gesehen? Wahrscheinlich zu viele. Wenn Sie als Verkäufer, Berater oder Führungskraft tätig sind, gehört es zu Ihren Aufgaben, andere von Ihren Ideen zu begeistern. Einigen gelingt das sehr gut und mit großem Erfolg. Andere würden sich den eigenen Vortrag nicht selbst ansehen wollen.

Oft liegt es an fehlenden Zielen, einer klaren Botschaft oder schlicht an mangelnder Vorbereitung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine mitreißende Präsentation vorbereiten. Weil Ihre Ideen es verdient haben, gehört zu werden.

Z.D.F. – zuerst die FVorbereitung

Inspiriert durch das Buch Business Model Generation von Alexander Osterwald und Yves Pigneur arbeite ich seit einiger Zeit mit einem Pitch-Template. Für meine Kunden habe ich es auf acht Felder heruntergebrochen. Es hilft Ihnen dabei, sich die wichtigsten Fragen zu beantworten, um Ihr Publikum für Ihre Ideen, Produkte und Dienstleistungen zu begeistern.

Das Pitch-Template

Das Template ist in drei Bereiche unterteilt:

1. Inhalt
2. Publikum
3. Organisation und Umfeld

Inhalt der Präsentation: Was wird gesagt?

Im ersten Teil geht es darum, was das Thema Ihrer Präsentation ist. Thema und Ziel werden oft verwechselt. Zum Beispiel ist das Thema dieses Artikels, wie Sie mitreißende Präsentationen vorbereiten. Das Ziel ist es, Ihnen das Template soweit zu erklären, dass Sie es für sich nutzen können.

Ziel der Präsentation festlegen

Ganz egal, ob Sie Ihre Zuhörer informieren, motivieren oder Ihnen etwas verkaufen möchten: Was soll sich nach Ihrer Präsentation alles verändern? Damit bestimmen Sie das Ziel. Was möchten Sie erreichen? Was soll hinterher anders sein? Welche Veränderungen möchten Sie danach wie wahrnehmen? Je klarer und spezifischer Sie Ihre Ziele formulieren, desto besser. Dieser Artikel könnte also folgende Ziele haben:

• Sie wissen, wie Sie das Template für Ihre Vorbereitung einsetzen können.
• Sie haben einen Eindruck davon, wie hilfreich dieses Template für Sie ist.
• Sie halten zukünftig (noch) spannendere Präsentationen und Ihre Ideen werden gehört.

Kernbotschaft

Wenn Sie Ihre Präsentation in einem Satz zusammenfassen, wie lautet der? Was ist die Essenz? Das ist Ihre Kernbotschaft Sie ist die Basis, auf der Sie Inhalt, Struktur und Inszenierung aufbauen. Vielleicht haben Sie schon Präsentationen erlebt, die keine klare Message, keinen Zusammenhang hatten. Da fehlte wahrscheinlich die Kernbotschaft. Eine klare Botschaft hilft Ihnen gleich zweifach: Erstens haben Sie (und damit auch Ihre Zuhörer) einen roten Faden für Ihre Präsentation. Zweitens sparen Sie sich in der Vorbereitung viel Zeit. Sie brauchen sich bei jeder Idee oder Folie nur zu fragen: „Unterstützt das meine Kernbotschaft?“ Ist die Antwort ja, bleibt sie drin. Bei nein, fliegt sie raus.

Das wichtigste im Präsentationstraining: Das Publikum verstehen

Im Mittelteil geht es um das wichtigste Element Ihrer Präsentation: Ihr Publikum. Machen Sie sich eine möglichst genaue Vorstellung von den Zuhörern und ihren Erwartungen. Hilfreiche Fragen können sein:

• Wie groß ist die Gruppe? Wer genau wird im Publikum sitzen?
• Was ist der kleinste gemeinsame Nenner?
• Welche Kenntnisse können Sie schon voraussetzen?
• Welche Ansprache passt zum Anlass?
• Wie aufnahmefähig sind die Zuhörer (noch)?
• Gab es schon andere Präsentationen an dem Tag?

Ich habe schon oft direkt nach dem Mittag präsentiert oder war der letzte Redner des Tages. Das kann eine sportliche Herausforderung für Sie als Präsentierenden sein. Wenn Sie das schon bei Ihrer Vorbereitung berücksichtigen, fallen Ihnen bestimmt entsprechende Maßnahmen ein.

Eine wichtige Frage wird oft vergessen: „Warum soll Ihnen überhaupt jemand zuhören bzw. weshalb sollte jemand zu Ihrer Präsentation kommen?“ Wenn Sie auf diese Fragen gute Antworten haben, können Sie Ihre Präsentation leichter und klarer strukturieren.

„Geerdts, Sie haben gut reden, woher soll ich DAS den wissen?“ denken Sie jetzt vielleicht. Vielleicht liegen Ihnen nicht alle Informationen vor. Dann können Sie zumindest auf Ihrer Erfahrung aufbauen und mögliche Erwartungen vermuten. Das ist immer noch besser, als die Folien vom letzten Vortrag zu nehmen und den Namen des Kunden zu ändern. Zum Glück macht das niemand von Ihnen.

Organisation

Im letzten Punkt geht es um organisatorische Dinge wie den Raum, Medien und die Zeit.

Raum

Wenn ich eins gelernt habe, dann: Mach Dich vorher mit dem Raum vertraut. Wenn es möglich ist, schauen Sie sich den Raum vorher an, in dem Sie präsentieren.

2013 war ich Teilnehmer eines Workshops in den USA. Bo Eason, einer der drei Hauptredner, kommt um 09.00 auf die Bühne. „Wann bist bist Du heute aufgestanden?“ fragt er in die erste Reihe. „Acht Uhr.“ Er deutet auf den nächsten Teilnehmer: „Und Du?“ Ich bin gerade eben erst wach geworden“ antwortet der Zweite. „Wisst Ihr, seit wann ich hier bin?“ fragt Bo. Seit 4.30 Uhr. Ich bin mit dem Raum warm geworden, habe mir die Bühne angesehen, mit den Technikern gesprochen, mein Mikro getestet, meine Unterlagen überflogen. Das ist die Art und Weise, wie ich arbeite. (That’s how I roll.) Es ist egal, was hier in der nächsten Stunde passiert. Klar ist, für die nächste Stunde gehört Ihr mir.“

Planen Sie genügend Zeit ein und testen Sie, ob die Technik funktioniert. Präsentieren Sie in einem kleinen Raum oder brauchen Sie ein Mikro. Brauchen Sie Adapter, um Ihren Laptop an den Beamer anzuschliessen? (Ich habe meine immer dabei.) Brauchen Sie 4:3 oder 16:9 als Präsentationsformat? Das ist wichtig für Schriftgrößen und Foliendesign. Bitte denken Sie daran, dass in vielen Unternehmen nicht mehr mit Beamern, sondern mit Flatscreens gearbeitet wird.

Medien

Hier geht es um die Frage, welche Medien wollen Sie nutzen? In vielen Unternehmen sind Programme wie Power-Point, Keynote oder Prezi der Standard. Fragen Sie sich am besten:

• Was unterstützt Ihre Botschaft am besten?
• Welche Hilfsmittel benötige ich, um anderen meine Ideen zu vermitteln?

Manchmal reicht schon ein Flipchart oder gutes Storytelling, um einen Punkt zu machen.. In diesem Fall

Zeit

„Wie viel Zeit wenden Sie auf, um eine Präsentation einzuüben, bei der viel auf dem Spiel steht?“ wurden leitende Angestellte befragt. Nur jeder Vierte hatte mehr als 2 Stunden Zeit. Jeder Achte antwortete: Ich habe selten Zeit, überhaupt eine Präsentation einzuüben.“ (Quelle Nancy Duarte: resonate).

Wie können Sie also ein Gefühl dafür bekommen, wie lange sie brauchen? Sie können es sich wahrscheinlich schon denken: üben! Teilen Sie Ihre Präsentation in einzelne Blöcke auf, üben Sie laut und stoppen Sie die Zeit. So können Sie souverän auf Änderungen reagieren.

Im Februar war ich für einen 90-minütigen Vortrag bei einem Kick-Off gebucht. Kurz vor meinem Start sagte der Veranstalter: „Unser CEO hat stark überzogen. Können Sie die Message auch in 60 Minuten rüberbringen?“

Wenn Ihr Timing gut ist, können Sie auf kurzfristige Änderungen reagieren und Ihre Kernbotschaft wird trotzdem gut verstanden.

Fazit zum Präsentationstraining

Michael Geerdts hat Ihnen einige Anregungen geliefert und weil Sie meine Arbeit kennen, werden  Sie einige Übereinstimmungen festgestellt haben.

Letztlich ist es wichtig, die Perspektive des Publikums einzunehmen und sich darauf zu konzentrieren „was hinten herauskommen“ soll. Konzentrieren Sie sich auf das „Wozu“, also das angestrebte Ziel der Präsentation, dann kann kaum etwas schiefgehen.