Mit einer gelungenen Präsentation überzeugen

Heute wollen wir mit einer gelungenen Präsentation überzeugen. Wenn alles für die Nicht-Präsentation vorbereitet ist, können wir gleich beginnen.

Achtung: Wenn Sie die vorausgehende Episode verpasst haben, werden Sie vermutlich diese Folge nicht sehr gut verständlich finden. Gehen Sie eine Episode zurück und erfahren Sie alles über das Wesen der Nicht-Präsentation und wie Sie diese am besten vorbereiten.

Die Karten liegen in Griffweite

Zu Beginn legen Sie einen Stapel frischer Moderationskarten samt Filzschreibern auf den Besprechungstisch. Sie erklären: „Wir möchten uns bei unserem Termin auf die für Sie wichtigen Punkte konzentrieren.“ Sie bitten die Teilnehmer, ihre Fragen zu notieren: „Jetzt ist der richtige Moment, um Ihre umfangreiche Vorbereitung herauszuholen.“ Diese Formulierung ist wichtig! Sie lassen einen Moment verstreichen. In diesen Sekunden werden manche etwas in sich zusammensinken, weil sie nicht vorbereitet sind. Und andere wachsen ein paar Zentimeter und holen stolz ihre Vorbereitung hervor. Dann sagen Sie: „Falls Sie noch keine Gelegenheit hatten, Fragen zu notieren, nutzen Sie bitte diese Beispielfragen als Inspiration“. Und jetzt können Sie eine Folie mit genau den Beispielfragen aus Ihrer Einladung auflegen.

„Bitte orientieren Sie sich gerne an diesen Beispielfragen. Wichtig ist, dass Sie Ihre konkreten Fragen notieren und nicht nur allgemeine Fragen aufschreiben. Wir werden dann dafür sorgen, dass unsere Präsentation darauf konzentriert ist, genau Ihre Fragen gezielt zu klären.“  Zum Schluss die Frage: „Wie lange wird es dauern, Ihre Fragen auf Karten zu notieren?“ Die Erfahrung zeigt, dass jetzt jemand sagt „5 Minuten“. Dann können Sie sagen: „Bitte lassen Sie sich 10 Minuten Zeit, alle wichtigen Fragen jetzt aufzuschreiben. Bitte im Querformat und eine Frage pro Karte.

Keine Stichworte

Hängen Sie Karten, die nur Stichworte enthalten, nicht auf. Bitten Sie den Autor um eine konkrete Frage und helfen Sie notfalls bei der Formulierung.

Später während der Präsentation lassen Sie zu, dass neue Fragen die bestehenden ergänzen. Sie weisen sogar ausdrücklich auf diese Möglichkeit hin. Zwischenfragen lassen Sie auf Moderationskarten notieren oder Sie helfen bei der Formulierung: „Habe ich richtig verstanden, die zusätzliche Frage lautet …?“

Achten Sie darauf, dass Sie nur Fragen annehmen, die auch zu beantworten sind. Wenn sehr allgemeine Fragen, wie zum Beispiel „Wie lösen wir unser Archivierungsproblem?“ gestellt werden, dann helfen Sie dem Fragesteller, diese zu präzisieren. Die Frage „Was müssen wir tun, um die durchschnittlich 400 pro Tag anfallenden Ausgangsrechnungen zu archivieren?“ ist besser geeignet, um sie in einer Präsentation zu beantworten.

Niemand kann alle Fragen in einer Präsentation beantworten

Fragen, die zwar präzise formuliert sind, aber wegen ihrer Komplexität nicht sofort beantwortet werden können, markieren Sie und erklären dem Kunden: „Diese Frage(n) können wir hier und heute nicht abschließend beantworten. Sind Sie damit einverstanden, wenn Sie bis zum … eine schriftliche Antwort auf diese Frage(n) per E-Mail erhalten?“ Das dürfte bestimmt auf Verständnis treffen.

Sie können die Menschen vor allem dann für sich gewinnen, wenn Sie sie nicht überzeugen wollen. Die Nicht-Präsentation ist darauf ausgelegt, erst zu verstehen und dann verstanden zu werden. Falls Sie Stephen Covey gelesen haben, dürfte Ihnen das bekannt vorkommen. Das Einholen der Fragen gibt Ihnen ein gutes Bild auf die Perspektive Ihrer Zuhörer. Jetzt müssen Sie nur noch darauf eingehen und konsequent beantworten.

Fragen aufhängen, während noch weitere Fragen geschrieben werden

Noch während die Teilnehmer ihre Fragen aufschreiben, beginnen Sie damit, die bereits geschriebenen Fragen einzusammeln und aufzuhängen. So können Sie die Fragen schon grob thematisch sortieren und verschaffen sich einen Überblick, wenn Sie die Fragen beim Aufhängen lesen. Eventuell können Sie einen Kollegen mitnehmen und ihn darum bitten, die Fragen aufzuhängen.

Antworten auf die Fragen

Wenn alle Fragen hängen, machen Sie ein Foto von der vollständigen Fragewand. Dann können Sie mit der Beantwortung beginnen. Das kann mit vorbereiteten Folien, Skizzen am Flipchart, Video-Einspielungen oder verbalen Erläuterungen geschehen. Sobald Sie eine einzelne Frage oder einen ganzen Block an Fragen beantwortet haben, nehmen Sie diese von der Wand und fragen Sie den Autor, ob seine Frage damit beantwortet ist. Falls nicht, klären Sie die Frage nochmals, indem Sie erneut eine Antwort suchen.

Bestimmt finden Sie einen Weg, die wichtigen Fragen (also die des Entscheiders) als erstes zu beantworten. Veteranen der Nicht-Präsentation werden vor allem dadurch glänzen, dass sie die Fragen sinnvoll sortieren und im Block beantworten.

Präsentationstechnik

Sehr viele Bücher sind über das Präsentieren geschrieben worden. Manches davon würde ich bestätigen, einiges jedoch nicht. Vielleicht ist diese kurze Checkliste für Sie hilfreich.

Bilder und Metaphern

Jedes Kind weiß: Bilder sagen mehr als tausend Worte. Wissen Sie es auch? Halten Sie sich daran? Großflächige Bilder auf Folien und gesprochene Bilder (Metaphern) eignen sich besser, um in Erinnerung zu bleiben. Reduzieren Sie Effekte und Gimmicks – beim zweiten Mal sind von rechts einfliegende Buchstaben langweilig. Seien Sie bitte nicht der Dritte…

Kein Versteckspiel

Noch schlimmer als übertriebene Show-Effekte sind Präsentationen, bei denen die Texte nur nach und nach eingeblendet werden. Niemand hört mehr auf das gesprochene Wort. Jeder wartet nur noch darauf, dass die nächste Zeile eingeblendet wird. Wenn Sie wollen, dass man Ihnen zuhört, dann zeigen Sie die komplette Folie auf einmal.

Große Schrift & wenig Worte

Reduzieren Sie die Worte auf jeder Folie um 50%. Wenn das geschafft ist, halbieren Sie die Worte nochmals. Dann ist es sicher besser als vorher.

Vermeiden Sie ad hoc Vorführungen

Sie wollen eine große Investition verkaufen. Hochpreisig. Und dann zeigen Sie es mal eben live auf einem lächerlichen Notebook? Bitte nicht. Wenn Sie schon etwas zeigen müssen, dann als Screenshots. Den Rest bitte erst später im Detail vorführen, sobald die Zusammenarbeit besiegelt ist.

Ist Ihr Auftritt stimmig?

Es spielt letztlich keine Rolle, was Sie präsentieren. Es ist aber wichtig, wie Sie es präsentieren. Denken Sie daran, dass Ihr Publikum die Struktur und die Inhalte Ihrer Präsentation heute zum ersten Mal hört. Nehmen Sie darauf Rücksicht? Besteht für „Unbedarfte“ eine Chance, Ihren Ausführungen zu folgen?

Tipp: Schaffen Sie Orientierungspunkte neben dem Hauptinhalt Ihrer Präsentation. Nutzen Sie ein Flipchart oder eine fest stehende Pinnwand als Orientierungskarte. Bewegen Sie sich als Präsentator zwischen dem Hauptbildschirm und der Übersicht, um ganz akzentuiert aufzuzeigen, was Sie im Gesamtkontext im Moment zeigen wollen. Nutzen Sie Symbole, die fest stehen und nicht dem Wechselspiel von Folien oder PowerPoint unterzogen sind, um neben dem „Screen“ eine fest stehende reale Orientierung zu bieten.

Protokoll

Dafür benötigen Sie den Fotoapparat. Machen Sie Fotos von der Fragewand. Beides kommt als erstes ins Protokoll. Sie kündigen die Erstellung des Protokolls schon an, wenn Sie mit der Präsentation beginnen. Sie sagen: „Sie bekommen am Ende der Präsentation noch eine Zusammenfassung der wichtigsten Erkenntnisse. Bitte notieren Sie nach Belieben und wenn wir eine der gezeigten Folien oder Zeichnungen für Sie zusätzlich ins Protokoll setzen sollen, dann sagen Sie das bitte.“

Nach ca. 30 Minuten der Präsentation sagen Sie: „Bitte rufen Sie mir zu, was Sie in den letzten 30 Minuten als wichtig erachtet haben. Stichpunkte genügen; ich übertrage das dann gerne in unser Protokoll.“ Sie notieren dann die Stichpunkte und liefern den Teilnehmern später das Protokoll. Das wird alle 30 Minuten und zum Schluss wiederholt. Auf diese Weise schaffen Sie zwei Effekte:

1. Sie bekommen einen Original-Ton aus Sicht des Kunden und erfahren seine Erkenntnisse. Wenn Sie genau diesen Wortlaut im Protokoll verwenden, steigert das den Wiedererkennungswert und letztlich Ihre Chance auf einen erfolgreichen Abschluss.
2. Sie lernen, was als Ergebnis Ihrer Präsentation beim Kunden ankommt. Daraus können Sie wichtige Schlussfolgerungen zur Art und zum Inhalt Ihres Vortrags ziehen. Das Protokoll versenden Sie am besten unmittelbar nach der Präsentation an alle Teilnehmer.

Abschluss

Was für ein Bild: Am Ende der Nicht-Präsentation sind alle Fragen Ihres Kunden offensichtlich beantwortet. Wer wird da nicht zu einem besonderen Schlusswort verleitet: „Jetzt, wo wir zeigen konnten, dass wir mit unserem Lösungsangebot alle Ihre Fragen beantworten können…“.
Der psychologische Effekt dieser Vorgehensweise ist enorm:

• Sie holen die Gesprächsteilnehmer aus Ihrer passiven Haltung und erfahren Ihre Fragen und Ziele. Wer nicht fragt, kann nachher nicht sagen, dass „noch Fragen offen sind“.
• Die Besprechung bleibt spannend! Wenn nur behandelt wird, was ausdrücklich gefragt wurde, halten Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums hoch.
• Sie bleiben in Erinnerung. Mit hoher Wahrscheinlichkeit hat Ihr Kunde diese Art der kompetenten Gesprächsführung so noch nicht erlebt. Sie positionieren sich als kompetenter Anbieter.

Sie können am Ende der Präsentation überzeugen, wenn Sie elegant darauf hinweisen, dass jetzt alle gestellten Fragen beantwortet sind. Kompetenz pur. Wer soll jetzt noch neben Ihnen bestehen?

In der nächsten Episode erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Passagen Ihrer Präsentation im Kopf behalten und frei sprechen. Ganz ohne Folien und Zettel.