Wir hatten alle in der Schule Deutschunterricht. Aber es wäre ein Fehler zu glauben, dass wir dort wirklich den Umgang mit Sprache gelernt hätten. Ein weiterer Irrglaube, der sich hartnäckig in den Köpfen hält, ist, dass aufgeblasene, förmliche Sprache intellektueller wirkt. Die Wahrheit ist: Einfache, prägnante Formulierungen und kurze Texte sind der Schlüssel zum Erfolg.
Die häufigsten Fehler beim Schreiben
Leere Floskeln und Worthülsen eignen sich scheinbar hervorragend, um sich dahinter zu verstecken. Deshalb neigen unsichere Schreiber dazu, sich hinter ihren Texten zu 
verstecken und diese unnötig auszuschmücken. Wer Ahnung von seinem Thema hat, kann seine Aussagen kurz und knapp auf den Punkt bringen. Das wirkt dann auch keineswegs unfreundlich. Kurze Texte sind meist leicht verständlich und näher am Leser, da keine Distanz durch Komplexität erzeugt wird. Das Ziel ist es also, schriftliche Kommunikation klarer, kürzer, prägnanter und dadurch zielführender zu machen.
Insbesondere Juristen, Naturwissenschaftler und Ingenieure neigen dazu, Sätze unnötig kompliziert zu formulieren. Wird sie auf das Wesentliche reduziert, bleibt Sprache aber weiterhin wertungsfrei. Hinzu kommt, dass viele Unternehmen zu ihren Werten zählen, dass sie nah am Kunden sind. Das funktioniert aber nur mit einer ebenso leserfreundlichen Sprache. Unser Sprachgebrauch hat sich deutlich vereinfacht, am besten zu sehen an der Art und Weise, wie wir googlen. Die Marketingabteilung hat diese Entwicklung meist schon adaptiert und kommuniziert klar und direkt. Die Unternehmenskommunikation, interne Mails, Briefe an Kunden und Verträge versprechen aber noch ein großes Verbesserungspotenzial. Ebenso müssen gegebenenfalls auch Produktnamen oder feste Bezeichnungen neu gedacht werden, wenn diese im Kopf des Lesers ein unklares oder sogar falsches Bild erzeugen. Dabei muss nicht der Inhalt oder die Aussage verändert werden, sondern lediglich der Ausdruck.
Wie Ihre Sprache besser wird
Wie so oft ist der erste Schritt die Selbsterkenntnis, dass man viel zu kompliziert schreibt. Wenn Sie an diesem Punkt angekommen sind, sollten Sie sich zuerst die Zeit nehmen, zu überlegen, was Sie eigentlich aussagen wollen. Den Nutzen Ihres Textes für den Leser müssen Sie klar vor Augen haben und dann dafür die passenden Worte finden. Wie Sie sich ausdrücken, orientiert sich an Ihrem Publikum. Schreiben Sie für Leser aus Ihrer Branche, können Sie Fachausdrücke verwenden. Ist Ihr Text hingegen für themenfremde Laien bestimmt, müssen Sie die Zusammenhänge vereinfacht und in kurzen Sätzen erklären. Ihre schriftliche Kommunikation vollzieht sich dabei immer aus der Perspektive des Gegenübers. Das heißt, Sie wandeln Formulierungen um: Aus „Ich sende Ihnen heute folgende Unterlagen“ wird „Sie erhalten heute folgende Unterlagen“.
Die Schritte zu Ihrer erfolgreichen schriftlichen Kommunikation
Die deutsche Sprache bietet uns leider viel zu viele Möglichkeiten, Luft in unsere schriftliche Kommunikation zu pumpen. Wenn Sie nun die erste Version Ihres Textes geschrieben haben, können Sie die folgenden Tipps nutzen, um Ihre Sprache klarer und einfacher zu machen. Jeder einzelne Schritt scheint für sich genommen unbedeutend zu sein, aber wenn Sie die Liste bis zum Ende durchgegangen sind, wird Ihr Text deutlich prägnanter und angenehmer zu lesen sein.
1) Streichen Sie alle Floskeln
Auch wenn feste Phrasen Ihnen als Schreiber Halt bieten und sie in vielen Texten noch gängig sind, sollten Sie hier hart bleiben. Nehmen Sie sich einen Rotstift und entfernen Sie Ihre sämtliche Floskeln aus Ihrer schriftlichen Kommunikation. Dadurch wird Ihr Text kürzer und kommt schneller auf den Punkt, als wenn Phrasen vom Kerninhalt ablenken.
2) Lassen Sie redundante Adjektive weg
Es gibt Adjektive, auch sogenannte Wie-Wörter, die durchaus eine Funktion erfüllen. So unterscheiden wir den schwarzen Anzug vom blauen Anzug, wenn wir morgens unser Outfit zusammenstellen. Beziehungsweise können wir die Stille besser einordnen, wenn wir wissen, dass sie angenehm ist. Doch Doppelungen wie beispielsweise der „weiße Schimmel“ geben Ihrem Text keinen zusätzlichen Gehalt. Daher können Sie redundante Adjektive einfach löschen.
3) Kürzen Sie überflüssige Silben
Gerade bürokratische Texte setzen gerne Silben vor Substantive, die dort gar nicht nötig sind. So wird aus dem Antrag eine Beantragung oder aus der Heirat eine Verheiratung, ohne dass der Leser dadurch einen Mehrwert erhält. Ganz im Gegenteil: Für Nicht-Muttersprachler machen diese zusätzlichen Silben unsere Sprache noch komplizierter, da sie unbekannte Wörter an ganz falscher Stelle suchen.
4) Verwandeln Sie Passivsätze in Aktivsätze
Wenn die ganze Zeit etwas getan wird, schauen Sie nur zu. Gestalten Sie Ihren Text deshalb lebendiger, indem Sie Passivsätze in Aktivsätze umschreiben. Dazu müssen Sie meistens lediglich die Wörter umstellen. „Der Vertrag wird geschlossen.“ ist als Formulierung akzeptabel, wenn Sie nicht wissen, wer die beteiligten Parteien sind. Ist Ihnen jedoch bekannt, dass Herr Müller sein Auto an Frau Mayer verkauft hat, so schreiben Sie: „Herr Müller und Frau Mayer schließen den Vertrag.“
5) Platzieren Sie wichtige Inhalte in Hauptsätzen
Gerne setzen wir in der deutschen Sprache leere Hülsen wie „Es wurde festgestellt, dass“ oder „Es wurde bekannt, dass“ vor die eigentlich relevante Aussage. Auch hier gilt: Das bringt dem Leser keinerlei Mehrwert. Er möchte, dass Sie auf den Punkt kommen. Deshalb müssen Sie auch hier erneut den Rotstift ansetzen und Ihre wichtigen Inhalte in die Hauptsätze schieben.
6) Vermeiden Sie komplexe Verneinungen
Sollten Sie Ihre Leser verwirren wollen, sind komplexe Verneinungen Ihre Geheimwaffe. „Es war nicht unschön.“ ist ein umständlicher Ausdruck für „Es war schön.“ Bis Ihr Leser diese Formulierung zu Ende gedacht hat, wäre er eigentlich schon zwei Sätze weiter. Solche Texte zu lesen, ist anstrengend und nervig. Deshalb sollten Sie auf solche Verneinungen in Ihren Texten verzichten, um Ihrem Publikum ein angenehmes Leseerlebnis zu bieten.
Vier Augen sehen mehr als zwei
Die oben genannten Tipps haben Sie alle befolgt und Ihr Text ist deutlich prägnanter geworden. Aber an ein, zwei Stellen erscheint er Ihnen noch etwas unrund, ohne dass Sie genau definieren können, warum. Dann lassen Sie einen Kollegen oder Freund Ihren Text einmal lesen. Meist sind wir in unseren Mustern so festgefahren, dass wir ungelenke Formulierungen oder aufgeblasene Wörter nicht mehr als solche wahrnehmen. Ein zweites Augenpaar kann diese Stellen leicht identifizieren und hilft Ihnen so, Ihrer schriftlichen Kommunikation den letzten Feinschliff zu geben.
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Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar!
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