So planen Sie die perfekte Tagung

Langweilige Reden, ein einschläferndes Programm, gezwungener Small Talk und unbequeme Sitzreihen – jeder von uns war schon einmal auf einer schlechten Tagung. Schon morgens wünscht man sich, endlich wieder auf dem Heimweg zu sein. Damit Ihre nächste Tagung eine spannende Veranstaltung mit durchdachtem Konzept und klarer Botschaft wird, erhalten Sie in diesem Beitrag wertvolle Tipps.

Vermeiden Sie die häufigsten Fehler

Auf Tagungen trifft man Kollegen und Bekannte, die man sonst nur selten sieht. Für viele Teilnehmer ist deshalb der gemeinsame Abend das Highlight der gesamten Veranstaltung. Nach dem Genuss von alkoholischen Getränken ist die Botschaft der Vorträge rasch vergessen und nur der neuste Firmentratsch bleibt noch in Erinnerung. Damit Ihre Teilnehmer möglichst einen bleibenden Mehrwert aus der Veranstaltung mitnehmen, achten Sie immer darauf, nicht bloß Zahlen, Daten und Fakten zu präsentieren. Eine gelungene Tagung spielt mit Emotionen, und es reicht nicht aus, im Vorfeld dafür zu sorgen, dass ein Raum, eine Bühne, mehrere Redner, ein funktionierender Beamer und Essen vom Caterer nebenan vorhanden sind. Ihr Ziel soll sein, dass Ihre Mitarbeiter, Kollegen und andere Teilnehmer jedes Mal gerne kommen sowie motivierter und mit neuem, nützlichem Wissen wieder nach Hause fahren.

Einen deutlichen Unterschied macht es beispielsweise schon, wenn Sie die Teilnehmer der Tagung nicht dazu zwingen, mitzuschreiben. Wer möchte, darf sich natürlich gerne Notizen machen. Aber wir leben im 21. Jahrhundert, und jeder verfügt über ein E-Mail-Konto, sodass die Folien auch einfach nach der Veranstaltung zugesandt werden können. Oder Sie gehen noch einen Schritt weiter und engagieren einen Kameramann, der die Tagung in einem kurzen Film zusammenfasst. So bleiben die Inhalte und Ihre Veranstaltung noch besser in Erinnerung. Verlieren Sie zudem nie das Wohlbefinden Ihrer Teilnehmer aus den Augen. Selbst die besten Vorträge verlieren an Bedeutung, wenn Ihre Gäste Hunger haben oder unbequem sitzen.

Was Sie speziell bei einer Firmentagung beachten sollten

Schaffen Sie Raum für die Anerkennung Ihrer Mitarbeiter. Seien es individuelle Einladungen oder kurze persönliche Gespräche – der direkte Kontakt zu Ihrem Team ist wichtig. Sie können auch ein bis zwei Stunden Bühnenzeit einplanen und besonders gelungene Projekte, Jubiläen oder Ähnliches vor dem versammelten Publikum präsentieren. Zeigen Sie Ihren Mitarbeiten Ihre Wertschätzung. Das fördert auch den Antrieb, noch besser im eigenen Job zu werden.

Scheuen Sie zudem nicht davor zurück, externe Profis in Ihre Veranstaltung einzubinden. Relevante Vorträge zu interessanten Themen dürfen dabei gerne Ihre Kollegen übernehmen. Aber suchen Sie sich auf jeden Fall einen professionellen Moderator, möglicherweise auch in Kombination mit einer internen Person. Der Blick von außen hilft, die Veranstaltung besser zu strukturieren. Außerdem können Profis leichter auf die aktuelle Stimmung reagieren und gleichzeitig dafür sorgen, Personen und Umstände im richtigen Licht zu präsentieren, immerhin ist das ihr täglicher Job. Sie werden garantiert dankbar für die Unterstützung sein.

Eine Tagung darf Spaß machen

Lustige Anekdoten, Witze oder amüsante Videos lockern Ihre Veranstaltung auf. Planen Sie zwischen den verschiedenen Fachvorträgen bewusst immer wieder Sequenzen ein, die der Unterhaltung dienen. Dazu bieten sich auch kurze Sketches oder Comedians an. Eine harmlose Parodie bringt das Publikum ebenfalls zum Lachen, und wenn der Vorstand dabei souverän reagiert, wächst sein Ansehen unter den Mitarbeitern. Achten Sie darauf, möglichst den Bezug zur eigenen Branche und zum Thema der Veranstaltung beizubehalten. Sicherlich finden Sie und Ihre Kollegen einige kreative Ideen.

Ein weiterer wichtiger Unterhaltungsfaktor ist Musik. Dazu müssen Sie nicht zwangsläufig eine Band engagieren (auch wenn diese spontaner und vielfältiger reagieren kann). Die Teilnehmer können vor der Veranstaltung alternativ Songs einschicken, die Sie zu einer „Tagungsplaylist“ zusammensetzen. Besonders wirkungsvoll ist ein wiederkehrendes Lied oder musikalisches Motiv. Dadurch verknüpft unser Gehirn das Erlebte automatisch mit der nun vertrauten Melodie, und sobald wir sie wieder hören, werden die Erinnerungen wachgerufen. Eine solche Melodie könnte beispielsweise der Jingle Ihrer Firma sein oder werden.

Planen Sie außerdem die Tagung nicht strikt durch. Sobald mehrere Menschen in einem Raum sind, möchten Sie auch Gelegenheit haben, sich auszutauschen. Netzwerken hat heute einen unfassbar hohen Stellenwert in unserer Gesellschaft und ist im beruflichen Umfeld unverzichtbar. Gerade wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Standorten aufeinandertreffen, ist es für sie spannend, den Menschen hinter den Telefongesprächen und Mails persönlich kennenzulernen. Schaffen Sie dazu den passenden Rahmen.

Keine gelungene Tagung ohne Abwechslung

Methodenwechsel sind der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Tagung. Der optimale Richtwert wäre, alle 15 Minuten etwas anderes zu machen, denn nur durch Abwechslung bleiben Ihre Teilnehmer interessiert und dauerhaft bei der Sache. Eine Aneinanderreihung von Reden, mögen Sie noch so spannend sein, ist Gift für die Konzentration. Ihr Publikum wird so nur einen minimalen Bruchteil der Inhalte im Gedächtnis behalten. Schaffen Sie also Abwechslung durch kleine Partneraufgaben, Videos oder Bewegung. Ebenso wichtig ist folgende Regel, die Sie sicherlich nicht zum ersten Mal hören: Achten Sie darauf, dass die Redner nicht zu viele PowerPoint-Folien verwenden. Das Tool eignet sich sehr gut, um Inhalte visuell zu unterstützen. Aber zu viele überladene Folien lenken ab und bringen Ihren Teilnehmern keinen tatsächlichen Mehrwert. Außerdem gilt auch bei den Folien: Abwechslung hineinbringen, selbst wenn Sie dadurch Ihr Designmuster durchbrechen.

Zusammenfassung Ihrer perfekten Tagung

Der Fokus muss stets auf Ihren Teilnehmern liegen. Achten Sie auf deren Wohlbefinden und zeigen Sie Wertschätzung. Wählen Sie Inhalte, die begeistern und unterhalten, und streuen Sie immer wieder neue, überraschende Elemente ein. Abwechslung ist wichtig, nicht nur bei den Inhalten, sondern auch in Bezug auf die Struktur und Präsentation. Schaffen Sie Raum fürs Netzwerken, und schrecken Sie nicht davor zurück, externe Profis mit ins Boot zu holen. Machen Sie aus Ihrer Tagung ein unvergessliches Erlebnis, von dem Ihre Teilnehmer lange zehren und bei dem Sie gerne wieder dabei sind.

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Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar!

Fotoquelle Titelbild: © shutterstock/Chupryna