Mit den wegfallenden Kontaktbeschränkungen lösen Hybrid-Veranstaltungen die im Lockdown neu aufgekommenen Online-Events ab. Mit diesem Format können sich Teilnehmer nach Wunsch persönlich treffen – müssen aber nicht zwangsläufig auf die mittlerweile gewohnte Flexibilität von Online-Events verzichten. Wer will, bleibt zuhause. Doch damit hybride Veranstaltungen Ihrem Vertriebsteam einen echten Mehrwert liefern, sollten Sie bei der Planung Einiges beachten.
Im schlechtesten Fall sind Online- und Hybrid-Veranstaltungen ganz simpel aufgebaut. Auf der einen Seite ist eine schweigende Wand voller schwarzer Kacheln – etwa die Hälfte der Personen hinter diesen Kacheln ist längst schon mit anderen Dingen beschäftigt. Auf der anderen Seite sitzt der Host des Events mit einigen Gästen oder den vor Ort angereisten Mitarbeitern, der seine Notizen herunterleiert.
Hybrid-Events unterscheiden sich in einer wichtigen Sache von rein physischen Veranstaltungen
Möchten Sie eine Veranstaltung teilweise im virtuellen Raum abhalten, können Sie nicht 1:1 das Konzept eines Events aus dem echten Leben übertragen. Das liegt besonders daran, dass die Atmosphäre und die Voraussetzungen völlig unterschiedlich sind.
Auf einem physischen Event – sei es eine Messe, eine Vertriebstagung oder ein Teamtreffen – sind Sie da. Sie fahren an einen anderen Ort, um dort eben ein Event zu besuchen. Um Sie herum sind Gleichgesinnte, abends trifft man sich zum Essen und es fließt reichlich Alkohol.
Beim hybriden Event hingegen sitzt ein Teil Ihrer Gäste im Homeoffice oder sonstwo. Nur eben nicht vor Ort. Hier ist erstens schon die Versuchung groß, einfach die Kamera zu deaktivieren. Und damit sinkt auch direkt die Hemmung, nebenbei etwas anderes zu machen. Wäsche waschen zum Beispiel. Oder durch Social Media scrollen. Fällt ja sowieso niemandem auf.
Kurz: Bei Hybrid-Veranstaltungen ist die Gefahr sehr groß, dass einige Ihrer Teilnehmer nur mit halbem Ohr zuhören. Und zu einem gewissen Teil können sie auch gar nichts dafür, denn erwiesenermaßen ist es einfach schwieriger, sich zu konzentrieren, wenn man nur auf einen Bildschirm starrt.
Für Sie als Veranstalter bedeutet das, dass Sie die Teilnehmer viel mehr einbinden müssen. Kommen wir damit zu den wichtigsten Checkpoints für gelungene Hybrid-Events.
Das zählt bei Hybrid-Veranstaltungen
Machen Sie sich selbst vorab mit der Technik vertraut
„Bitte entschuldigen Sie die Verspätung, ich hatte eine kleine Schwierigkeit mit dem Programm“ – so etwas darf Veranstaltern einer professionellen virtuellen Veranstaltung nicht passieren. Testen Sie das Tool vorab gründlich, machen Sie sich mit allen Einstellungen vertraut und checken Sie kurz vor Start, ob auch Ihr Internet stabil läuft.
Gleiches gilt für die Hardware: Ist Ihre Kamera gut genug? Funktioniert das Mikrofon, und hören Sie sich darin auch nicht an wie aus der Blechdose? Hat Ihr Programm oder Ihr Mikro vielleicht sogar eine Funktion zum Unterdrücken von Störgeräuschen, sodass Ihr Publikum Sie in Sprechpausen nicht atmen hört?
Apropos Technik: Besonders bei Hybrid-Veranstaltungen kommt es natürlich auf die richtigen Tools an, die beide Seiten der Veranstaltung zu einem professionellen Ganzen zusammenfügt. Informieren Sie sich darüber vorab ausführlich und lassen Sie sich ausreichend in die Software einweisen, damit es im Event selbst keine Pannen gibt.
Rücken Sie sich bei Hybrid-Veranstaltungen in ein gutes Licht
Und das im wahrsten Sinne des Wortes. Suchen Sie sich einen ansprechenden Hintergrund und beschaffen Sie sich eine Lichtquelle, mit der Sie die Ausleuchtung Ihres Gesichts gut steuern können. Weder Schlagschatten noch ein völlig überleuchtetes Gesicht wirken professionell. Vielleicht investieren Sie sogar in eine Studio-Ecke? Achten Sie zudem auf den Winkel Ihrer Kamera. Sie sollte sich etwa auf Ihrer Augenhöhe befinden – und schauen Sie dann auch dort hin, um die Online-Teilnehmer Ihres Hybrid-Events anzusprechen!
Stellen Sie den Teilnehmern Ihrer Hybrid-Veranstaltung vorab die wichtigsten Informationen zur Verfügung
Zum Beispiel mit einer eigens angelegten Landingpage, deren Link Sie den Teilnehmenden wenige Tage vor Beginn des hybriden Events zusenden. Folgende Informationen sollten Sie dort auflisten:
- Wo findet die Veranstaltung statt? Brauchen Teilnehmer noch eine bestimmte Software oder müssen sich irgendwo ein Nutzerprofil anlegen?
- Wie ist der Ablauf? Gibt es im Anschluss vielleicht eine Zusammenfassung, die den Teilnehmern zugesendet wird? Oder findet ein Quiz statt, um das Erlernte zu prüfen?
- Wie können sich Teilnehmer vorbereiten – sowohl inhaltlich (Fragen notieren, Ihnen Stichpunkte zusenden, …) als auch technisch (was sollten sie grundlegend zur Software/zum Tool wissen)?
- Allgemeine Hinweise – etwa die explizite Bitte um rege Teilnahme oder das Aktivieren der Kamera, damit Sie am Ende nicht vor den berühmten schwarzen Kacheln sitzen!
Aktivieren Sie Ihr Publikum und achten Sie auf ausreichend Pausen
Die Teilnehmer Ihrer Hybrid-Veranstaltung kommen gar nicht dazu, passiv vorm Bildschirm zu sitzen, wenn Sie Ihnen keine Chance dazu geben! Planen Sie deshalb immer wieder interaktive Phasen ein: Umfragen, Fragerunden, Abstimmungen, Diskussionen oder kleine Gruppen-Aktivitäten eignen sich dazu bestens. Wenn Ihr Event länger geht, sollten Sie zudem ausreichend Pausen hineinstreuen. Generell gilt, dass die Aufmerksamkeits-/Konzentrationsspanne im virtuellen Raum kürzer ist. Planen Sie deshalb mehr (kurze) Pausen und mehr Aktivierungssequenzen als gewohnt ein!
Bei hybriden Veranstaltungen lohnt es sich besonders, sich professionelle Hilfe zur Seite zu nehmen. Überlegen Sie auch, wer das Event moderieren und so die Brücke zwischen Online- und Offline-Teilnehmern schlagen kann. Ein begabter Mitarbeiter ist hier oft die bessere Wahl als der Chef selbst.
Verknappen Sie das Event
Muss jeder Redebeitrag Ihrer Hybrid-Veranstaltung eine halbe Stunde aufwärts dauern? Sortieren Sie vorab genau, welche Inhalte wirklich wichtig sind. Bitten Sie alle Teilnehmer außerdem, ihre Beiträge auf ein Minimum herunterzubrechen. So ziehen Sie das Event nicht unnötig in die Länge – besonders die Online-Teilnehmer werden es Ihnen danken.
Die besten Plattformen für Hybrid-Veranstaltungen
Wichtig ist natürlich auch die Überlegung, wo die Veranstaltung stattfinden soll. Und da sind Ihnen mittlerweile fast keine Grenzen mehr gesetzt. Zoom und Microsoft Teams sind die gängigen Plattformen für solche Formate. Aber auch die großen Social-Media-Plattformen sind längst auf den Zug aufgesprungen und bieten eine Funktion für Live-Streams.
Was Sie wählen, hängt im Endeffekt von zwei Faktoren ab: Womit Sie sich am sichersten fühlen und welchen Umfang Ihre Hybrid-Veranstaltung hat. Die Live-Funktionen von Facebook und Instagram eignen sich zum Beispiel eher für kürzere Online-Übertragungen physischer Events, um beispielsweise mit Ihrer Community in Kontakt zu treten. Sie sind jedoch recht einseitig, denn Zuschauer können maximal schriftliche Kommentare einsenden oder Reaktionen hinterlassen. Auf YouTube, Vimeo oder Twitch können Sie eine Kombination aus physischen und virtuellen Inhalten übertragen.
Die Sales-up-Conference 2020 haben wir beispielsweise in einem Studio moderiert und über die Livestreaming-Plattform von Vimeo mit den virtuellen Beiträgen der Referenten verknüpft. Bei YouTube können Sie die Live-Sessions zudem anschließend als reguläres Video auf Ihrem Kanal abspeichern.
Möchten Sie längere Hybrid-Veranstaltungen hosten, auf denen vielleicht sogar verschiedene Referenten von unterschiedlichen Orten zu Wort kommen, sollten Sie also auf professionellere Meeting-Tools oder zumindest die großen Videoplattformen setzen.
Sind hybride Events die Veranstaltungsformate der Zukunft?
Gerade für kleinere Meetings, Konferenzen oder Kundengespräche etablieren sich Online-Events als echte Alternative, die sich trotz anfänglicher Zweifel mitunter sogar als effizienter erweisen. Ganz werden Online-Events physische Veranstaltungen – besonders große Messen oder gar Konzerte – nämlich wohl nie verdrängen. Stellen Sie sich deshalb für die Zukunft flexibel auf und planen Sie mit hybriden Veranstaltungen, um Ihrem Publikum ein rundum fortschrittliches Erlebnis zu bieten.
Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie eine gelungene Hybrid-Veranstaltung planen? Dann hören Sie sich meinen aktuellen Sales-up-Call mit Vaya Wieser-Weber an. Sie in der GSA und leitet als Expertin für hybride Events die Impulspiloten-Akademie für hybride und digitale Events. Vaya Wieser-Weber gibt im Sales-up-Call wertvolle Tipps, wie Sie mit Ihrem nächsten Hybrid-Event punkten.
