Change im Vertrieb agil umsetzen – So nehmen Sie Veränderungsprozessen ihren Schrecken

Change im Vertrieb ist längst keine Seltenheit mehr, sondern gehört mittlerweile fast schon zur Jobbeschreibung. Immer neue Innovationen und wachsende Kundenbedürfnisse erfordern ein hohes Maß an Anpassung. Entsprechend müssen Vertriebsmitarbeiter in der Lage sein, schnell umzudenken und sich flexibel auf neue Gegebenheiten einzulassen. Keine einfache Aufgabe – vor allem dann nicht, wenn Vertriebsorganisationen auf traditionelle Methoden setzen, die heute kaum noch funktionieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Change im Vertrieb agil umsetzen und Ihr Unternehmen mit modernen Ansätzen voranbringen.

Warum agiler Change im Vertrieb so wichtig ist

Kunden werden anspruchsvoller, die Konkurrenz wird härter und Märkte verändern sich innerhalb kürzester Zeit: Um in diesem Umfeld dauerhaft erfolgreich sein zu können, müssen Vertriebsorganisationen flexibel agieren und sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen können. Wie in zwölf Monaten die Nachfrage sein wird? Das ist heute schwerer einzuschätzen denn je. Langfristige Planungszyklen haben deshalb in vielen Bereichen ihren Reiz verloren.

Ich kann mich noch gut an ein Unternehmen erinnern, das vor einigen Jahren alle Führungskräfte zu einem dreiwöchigen Meeting zusammengetrommelt hatte. Ziel war es, einen Fünfjahresplan zu erstellen. Was dabei rausgekommen ist? So gut wie gar nichts. Stattdessen hat das Unternehmen aufgrund der zu starren Planung Umsatzeinbrüche hinnehmen müssen.

Dieses Beispiel ist nur eines von vielen, die zeigen, wie wichtig agiler Change im Vertrieb ist. Während es früher noch Hunderte von Jahren gedauert hat, bis das Wissen der Menschheit sich verdoppelt hat, genügt dafür mittlerweile ein einziger Tag. Was heute noch gang und gebe ist, kann morgen schon völlig anders sein. Wie will ein Unternehmen mit diesem massiven Wandel Schritt halten können, wenn es sich nicht auf einen agilen und flexiblen Umgang mit Change einschwört?

Weniger Jammern, mehr Machen

Ein herausforderndes Umfeld erfordert schnelle und effiziente Lösungsansätze. So viel ist klar. Weniger klar ist allerdings häufig, wie es gelingen kann, das gesamte Team auf dem Weg zu neuen Ufern mitzuziehen. Viele Mitarbeiter sehen in Change schließlich hauptsächlich eine unbequeme Umstellung, die unnötig Nerven und Zeit kostet. Routine gibt Halt. Und ist diese Routine plötzlich nicht mehr gegeben, verliert so mancher Vertriebler den Boden unter den Füßen.

Fakt ist aber auch, dass sich der Wandel in der Welt und der damit verbundene Change im Vertrieb nicht aufhalten lassen. Statt zu jammern, muss es deshalb darum gehen, sich bewusst zu fragen: Was packen wir als erstes an?

Wenn in Ihrem Unternehmen Veränderungen anstehen, sollten Sie zunächst genau untersuchen:

• In welchen Bereichen der größte Handlungsdruck besteht
• Was Sie hintenanstellen können

Auf diese Weise können Sie sich mit dem anstehenden Wandel Schritt für Schritt auseinandersetzen. Denn wer nicht gleich alles auf einmal anpackt, läuft keine Gefahr, im Chaos zu versinken.

Schritt für Schritt zu mehr Sicherheit: Die Grundlagen von Scrum für agilen Change im Vertrieb

Agile Methoden unterstützen Unternehmen dabei, ihre Prozesse ständig weiterzuentwickeln und sich an wechselnde Bedingungen anzupassen. In diesem Zusammenhang macht es Sinn, einen genaueren Blick auf die Scrum-Methode zu werfen. Sie kann als Framework für die agile Umsetzung verschiedener Aufgabenbereiche dienen. Scrum basiert auf der Idee, komplexe Aufgaben in mehrere kleine und überschaubare Teilaufgaben zu zerlegen. Diese werden dann im Rahmen sogenannter Sprints, also kurzer zeitlicher Abschnitte, abgearbeitet.

Das Ganze funktioniert nach dem Prinzip:

• Planung: In einem ersten Schritt wird festgelegt, welche Ergebnisse innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts erreicht werden sollen.
• Durchführung: Im zweiten Schritt wird dieser Plan dann koordiniert in die Tat umgesetzt.
• Kontrolle: Im letzten Schritt wird schließlich kontrolliert, ob die erreichten Ergebnisse den Erwartungen entsprechen und wo es noch Verbesserungspotential gibt.

Ist geklärt, woran es möglicherweise noch hakt, kann die nächste Runde in Angriff genommen.

Sprint- und Reflexionsphasen wechseln sich also ab, was erhebliche Vorteile mit sich bringt. Zum einen können auf diese Weise immer wieder leichte Zielkorrekturen in die konkrete Umsetzung eingeflochten werden. Zum anderen ist es möglich, während der Reflexionsphasen kurzfristig wichtige Änderungen an der Arbeitsweise oder den verwendeten Tools vorzunehmen. So verläuft der nächste Sprint noch erfolgreicher. Auf diese Weise können Unternehmen ihr Vorgehen kontinuierlich verbessern und den gewünschten Change im Vertrieb sinnvoll vorantreiben.

Eine der wichtigsten Voraussetzung, damit das gelingt: Eine gesunde Fehlerkultur. Je offener Sie mit fehlerhaften Prozessschritten umgehen, umso effektiver können Sie die Reflexionsphasen für Ihren Erfolg nutzen. Mitarbeiter, die keine Angst vor Fehlern haben müssen, denken kreativer und können somit das Beste aus Veränderungsprozessen herausholen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder mutig um die Ecke denken! Denn Angst ist einer der Hauptgründe, weshalb Change im Vertrieb oft scheitert.

Haben Sie Ihre Rolle klar im Blick?

Komplexe Projekte werden also in Teilziele aufgeteilt, und Sprintphasen wechseln sich mit Reflexionsphasen ab. So weit, so gut. Damit all das funktioniert, braucht es aber noch etwas anderes: eine klare Rollenverteilung. Entsprechend der Scrum-Methode könnten Sie dabei wie folgt vorgehen.

Scrum beruht auf drei Rollen:

• Product Owner
• Scrum Master
• Entwickler

Die Rolle des Product Owners ist es, die Vision eines Projekts (zum Beispiel eben den gewünschten Change im Vertrieb) im

Blick zu behalten und sicherzustellen, dass das Team diese Vision auch umsetzt. Er legt also fest, was das Ziel des Projekts ist und stellt sicher, dass alle Beteiligten dieses Ziel verstehen. Außerdem ist der Product Owner für die Priorisierung der Aufgaben des Teams verantwortlich. Er entscheidet, welche Aufgabe als Erstes angegangen wird und welche noch warten kann.

Der Scrum Master ist für die Umsetzung verantwortlich und muss sich darum kümmern, dass die gesetzten Ziele effizient erreicht werden. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten die Regeln des Frameworks einhalten, und hilft bei der Lösung von Problemen in sämtlichen Bereichen. Merkt der Scrum Master beispielsweise, dass ein Teammitglied sich nicht traut, seine Komfortzone zu verlassen, agiert er als Coach und ermöglicht neue Höchstleistungen. Außerdem muss der Scrum Master seine Teammitglieder dazu motivieren, sich selbst zu managen. Gerade in Unternehmen, in denen Mitarbeiter es gewohnt sind, lediglich Anweisungen zu befolgen, kann dieser Teil schnell zur Herausforderung werden.

Und wer macht jetzt die eigentliche Arbeit? Die Entwickler! Sie sind als Fachexperten für die konkrete Umsetzung des Projektes verantwortlich und entscheiden selbst, wie sie ihre Aufgaben am besten erfüllen können.

Change im Vertrieb: Warum machen Sie sich die Mühe?

Die Fragen nach dem Wie und dem Was sind an diesem Punkt in der Regel geklärt. Jedes Teammitglied weiß, wie der Change im Vertrieb vollzogen werden soll und was dafür nötig ist. Früchte tragen werden die daraus resultierenden Arbeitsschritte aber in der Regel nur dann, wenn auch noch eine andere Frage zufriedenstellend beantwortet ist. Diese Frage wird häufig vergessen und lautet:

Wozu machen wir das Ganze eigentlich?

Veränderung muss wirklich gewollt sein, damit sie funktioniert. Es muss also bestenfalls einen Handlungsdruck geben, derso massiv ist, dass die Option inaktiv zu bleiben, unattraktiv erscheint. In der Praxis ist die Option des Abwartens üblicherweise für lange Zeit der Favorit. Vor allem dann, wenn „auch so noch alles irgendwie funktioniert.“ Schließlich weiß jeder, dass Veränderung den Arbeitsalltag häufig erstmal schwieriger als leichter macht.

Vielleicht erinnern Sie sich noch an die Zeit, als Sie Kundendaten plötzlich per Hand in den Computer eingeben sollten, anstatt von Hand eine Akte anzulegen? Oder an das erste Mal, als Sie mit einem Tastenhandy eine SMS geschrieben haben? Gut, die Zeiten sind lange vorbei, aber sie werden trotzdem noch im Kopf haben, wie mühsam die ersten Versuche waren. Und heute können Sie sich ein Leben ohne den technischen Fortschritt vermutlich gar nicht mehr vorstellen.

Genau aus diesem Grund sollte die Vision einer besseren Zukunft genau geklärt sein, bevor Sie den gewünschten Change im Vertrieb praktisch in Angriff nehmen. Und zwar nicht nur auf Unternehmensebene, sondern auch, indem Sie klar kommunizieren, was die einzelnen Teammitglieder davon haben. Auf diese Weise können Sie

a) den nötigen Veränderungen die Schärfe nehmen und

b) sicherstellen, dass Ihr Team auch dann noch am Ball bleibt, wenn es mal schwierig wird.

Weshalb Zwischenziele im Vertrieb einen Unterschied machen

Wir hatten bereits angesprochen, dass es sinnvoll sein kann, komplexe Vorhaben in kleinere Zwischenziele aufzuteilen. Machen Sie sich diese Tatsache immer wieder bewusst, wenn Sie vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sehen! Nehmen wir als Beispiel für Change im Vertrieb die folgende Situation:

Sie vermarkten verschiedene Produkte, haben mehrere Niederlassungen und verfolgen den Plan, die Leadgenerierung mittels eines neuen Tools unternehmensweit zu automatisieren. Klassischerweise hätten Sie früher vermutlich sämtliche dafür nötigen Schritte von Anfang an zentral durchgeplant. Sie hätten Dienstleister gesucht, Mitarbeiter geschult und das Tool dann einige Monate später für alle gleichzeitig live geschaltet. Außerdem hätten Sie sich vielleicht innerlich bereits auf den folgenden Aufschrei vorbereitet. Irgendwo hakt es eben immer. Und der damit verbundene Frust muss irgendwo raus. Aber geht es nicht auch anders? Natürlich geht es das!

Wenn Sie Change agil umsetzen wollen, könnten sie zum Beispiel damit beginnen, sich ein spezifisches Produkt herauszupicken, mit dessen Hilfe Sie das neue Tool testen wollen. Außerdem dürfen Sie sich von der Idee verabschieden, alle Mitarbeiter gleichzeitig an Bord holen zu müssen. Vielleicht gibt es ein bestimmtes Team, von dem Sie wissen, dass es Lust darauf hat, neue Dinge auszuprobieren?

Auf diese Weise können Sie zunächst im Kleinen ausprobieren, was von Ihren Plänen funktioniert und was nicht. Außerdem können Sie sich praktisches Feedback holen, wo noch Verbesserungsbedarf besteht. Die Resonanz ist gut? Perfekt! Dann ist es an der Zeit, das neue Tool nach und nach in weiteren Gebieten einzusetzen, bis das ganze Unternehmen versorgt ist. Und genau das wird mit der Zeit immer einfacher. Denn ist der Proof of Concept erstmal da, lassen sich auch die restlichen Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit an Bord holen. Kein Vertriebsprofi wird freiwillig auf ein Tool verzichten, das ihm nachweislich dabei hilft, effizienter zu arbeiten.

Einfach loslegen statt monatelang tüfteln!

Konkret bedeutet das: Sie müssen Veränderungen nicht von Anfang an detailliert durchplanen. Überlegen Sie sich stattdessen: Was wäre der erste Quick Win? In welchen Bereichen lassen sich die schnellsten Erfolge erzielen? Auf diese Weise sehen Sie viel schneller, ob es in der Praxis funktioniert, als wenn Sie monatelang im stillen Kämmerchen vor sich hin tüfteln!

Was Sie sonst noch tun können, um Change im Vertrieb agil umzusetzen? Das erfahren Sie in meinem aktuellen Sales-up-Call mit Marc Löffler. Eine Stunde lang habe ich mich mit dem erfahrenen Speaker und Coach zusammengesetzt, um die drängendsten Fragen rund um dieses spannende Thema zu beantworten. Hören Sie rein!