Projekte umsetzen mit Sinn und Verstand

Welches Projekt haben Sie noch offen, während Sie diesen Beitrag lesen? Wollten Sie vielleicht den Keller aufräumen? Unterlagen sortieren? Oder im Büro den Workflow optimieren?

Jeder von uns kennt das Gefühl, Dinge so lange vor sich herzuschieben, bis keine andere Wahl mehr bleibt, als sie endlich anzupacken. Und während die Kartons im Keller sich vermutlich nicht beschweren werden, kann das Wegschieben unangenehmer Aufgaben am Arbeitsplatz schnell schwerwiegenden Folgen haben. Aus diesem Grund erfahren Sie in diesem Blogbeitrag, wie Sie Projekte umsetzen und Ihren inneren Schweinegruppe besser in den Griff bekommen. Packen wir’s an!

Wer Projekte umsetzen will, braucht den richtigen Antrieb!

Je unangenehmer sich die Dinge anfühlen, die wir erledigen müssen, desto wichtiger ist der richtige Antrieb. Oft handelt es sich dabei um eine von außen gesetzte Deadline, die unangenehme Konsequenzen mit sich bringt, wenn ein Projekt nicht rechtzeitig in Angriff genommen wird. Denn aus Zufriedenheit wächst kein Veränderungswille. Und nur weil das Gras auf der anderen Seite des Flusses grüner zu sein scheint, bedeutet das noch lange nicht, dass wir uns gleich auf die Suche nach einer Brücke machen, die hinüberführt. Stattdessen bleibt es häufig beim Vorsatz, den Aufbruch auf einen späteren Zeitpunkt zu verlegen. Zumindest so lange, wie die Zustände am eigenen Ort noch einigermaßen ertragbar sind.

Die Lehre aus diesem typisch menschlichen Verhalten: Wer etwas bewegen soll, braucht im wahrsten Sinne des Wortes einen Beweg-grund. Und wenn die unangenehme Konsequenz des Aufschiebens nicht gleich an der nächsten Ecke wartet, dann müssen wir uns diesen Grund selbst suchen. Eine Möglichkeit: Nutzen Sie den Schwung einer anderen – ähnlichen – Aufgabe, um das unliebsame Projekt damit anzustoßen. Auch wenn es zunächst nur darum gehen sollte, die nötigen Aktenordner aus dem Archiv zusammenzusuchen: Ein erster Schritt ist besser als gar kein Anfang.

Haben Sie einen Plan?

Ist der erste Schritt getan, bedeutet das noch lange nicht, dass auch sofort der Turbo anspringt, der Sie ans Ziel Ihrer Träume bringt. Und dafür gibt es gleich mehrere Gründe. Häufig liegt es einfach daran, dass wir zwar ganz genau wissen, dass etwas passieren muss, das beste Vorgehen aber noch nicht genau greifen können.

Vielleicht kennen Sie die folgende Situation: Sie beobachten, dass irgendetwas nicht stimmt. Vielleicht erhalten Sie weniger Aufträge als früher? Dann stellt sich die Frage, woran das liegen könnte. Sind es äußere Umstände, die Sie möglicherweise nicht beeinflussen können und die wieder vorübergehen oder hat sich etwas Gravierendes in Ihrem System geändert? Auf diese Fragen müssen Sie Antworten finden, um dann gezielt tätig werden zu können. Blinder Aktionismus ist in den meisten Fällen kontraproduktiv. Stattdessen braucht es eine Struktur, die den Weg zum gewünschten Ergebnis erleichtert.

Der häufigste Hinderungsgrund, dass diese Struktur zeitnah gefunden wird, ist unser innerer Kritiker. Noch lange bevor es losgeht, verkündet er forsch: „Das wird sowieso nichts. Das brauchst du gar nicht probieren.“ Die Angst vor dem Scheitern gehört zu den größten Blockaden, die Menschen haben können, und häufig führt sie dazu, dass entweder gar nichts passiert oder dass sehr viel Zeit damit verbracht wird, theoretische Pläne zu perfektionieren, die am Ende nie umgesetzt werden.

Projekte umsetzen: So finden Sie flexibel den Weg zum Ziel

Wie geht es also besser? Welche Punkte sind zu beachten, wenn man Projekte umsetzen will? Im ersten Schritt geht es darum, sich genau vor Augen zu führen, was in Zukunft passieren soll. Spezifizieren Sie, wie der erhoffte Return on Invest aussehen wird und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten dieselbe Vision haben. Außerdem ist wichtig zu überprüfen, ob die geplante Vorgehensweise mit den verfügbaren Ressourcen realisierbar ist. Denn egal ob im kleinen Betrieb oder im Großkonzern: Wer einen schlecht ausgestatteten Arbeitsplatz hat oder nicht über die nötige Software verfügt, wird sich nicht in Bewegung setzen können. Nur wenn die nötigen Voraussetzungen gegeben sind, lassen sich Projekte umsetzen.

In diesem Zusammenhang noch ein wichtiger Hinweis: Übertreiben Sie es nicht mit dem Optimieren der Pläne, bevor es überhaupt losgeht. Nicht alles kann zu Beginn geplant werden – und das muss auch gar nicht sein. Macht Ihr innerer Kritiker keine Anstalten zu verstummen, gibt es im Zweifel nur eine richtige Antwort: „Wenn der eine Weg nicht klappt, dann finden wir bei Bedarf eben einen anderen.“

Niemand verlangt, dass Sie sofort das hundertprozentig perfekte Ergebnis aus dem Boden stampfen. Häufig ist es sehr einfach, neue Ideen erstmal auf den Prüfstand zu stellen – entweder in Gedanken oder auch mit gezielten Tests bestimmter Teilsegmente am Markt. Idealerweise beziehen Sie auch Ihre Zielgruppe in den Entwicklungsprozess ein, um herauszufinden, wie die Rückmeldungen sind. Auf diese Weise wird der Weg mit jedem gefundenen Teilergebnis ein bisschen klarer und es lässt sich daraus lernen.

Ein bisschen Flexibilität schadet also gar nicht, wenn es darum geht, Projekte umsetzen zu wollen.

Jetzt wird’s komplex – Na und?

Eine weitere Schwierigkeit, die das Projekte umsetzen erschwert, ist die gefühlte Komplexität der damit verbundenen Aufgaben. Gerade für Menschen, die es gewöhnt sind, jederzeit die komplette Kontrolle zu haben, wird die Entscheidungsfindung so zur Herausforderung. Wie ist das denn bei Ihnen? Können Sie loslassen oder müssen Sie erst jede noch so kleine Einzelheit eines Projekts komplett durchdringen, bevor Sie sich ans Werk machen? Falls Sie zur zweiten Fraktion gehören, machen Sie sich das Leben möglicherweise unnötig schwer. So wie unsere Welt zunehmend komplexer wird, führt auch der Drang, alles komplett verstehen zu wollen, immer öfter in eine Sackgasse.

Letztlich gibt es immer zwei Möglichkeiten, wenn man ein Projekt umsetzen möchte: Entweder es klappt oder es klappt nicht. Und egal wie sehr Sie sich auch bemühen: Wenn man Neues wagt und sich in unbekannte Gefilde begibt, ist der Erfolg nicht garantiert. Aber das muss vielleicht auch gar nicht sein. Die großen Errungenschaften dieser Welt basieren schließlich auf dem Handeln mutiger Pioniere, die sich getraut haben, in eine ungewisse Zukunft hineinzuplanen.

Genau dieser Pioniergeist ist in vielen Unternehmen allerdings verlorengegangen. Zufrieden ruhen sich Führungskräfte wie Mitarbeiter auf dem Erfolg der Gegenwart aus, anstatt in die Zukunft zu schauen und sich zu fragen: Sind wir denn auch in zehn Jahren noch überlebensfähig? Was ist unsere Vision? Und wie können wir den technologischen Fortschritt für unsere Zwecke nutzen? Je fundierter die Antworten auf diese Fragen, desto leichter wird es, Projekte anzustoßen und Wege zu finden, die ihre Umsetzung erleichtern.

Sie wollen mehr darüber erfahren, wie sich Projekte umsetzen lassen? Dann hören Sie sich meinen aktuellen Sales-up-Call mit dem erfolgreichen Führungskräfte-Coach, Autor und Keynote-Speaker Jürgen Wulff an. Auf Basis seiner Arbeit mit mehr als 10000 Führungskräften präsentiert er Ihnen seine besten Tipps für das Anpacken wichtiger Projekte.