Wann auch immer das Jahr in Ihrem Unternehmen beginnt – kurz vorher ist Zeit für Planung und Vorbereitung. Viele Rituale sind allerdings inzwischen überflüssig. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf Sinn und Unsinn der Jahresplanung.

Das Jahr mit seinen vier Jahreszeiten ist seit Menschengedenken der wichtigste Planungsrhythmus. Spätestens seit der Mensch Landwirtschaft betreibt, ist der Kalender ein wichtiges Instrument. Kein Wunder, dass das Jahr traditionell auch in heutigen Zeiten noch eine wichtige Rolle spielt.

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Ist das Jahr ein sinnvoller Planungszeitraum?

Wenn wir das kritisch hinterfragen, bleiben nicht viele Gründe für eine 12-Monatsplanung. Weil wir das immer so gemacht haben? Weil alle das so machen? Weil wir eine Jahreszielvereinbarung haben?

Wenn ich an die Zeit als Berufsanfänger zurückdenke, war damals die technologische und gesellschaftliche Entwicklung wesentlich langsamer. Es gab zwar technologische Revolutionen, aber seltener und mit geringerer Geschwindigkeit. Es war kaum damit zu rechnen, dass Veränderungen am Markt sich auf die laufende Jahresplanung auswirken könnten.

Jetzt, kurz vor dem Beginn des Jahres 2020, leben wir in einer Zeit, die heftige Veränderungen in sehr kurzen Abständen mit sich bringt. Innovationen erschüttern Märkte und machen schnelle Reaktionen notwendig. Wer weiß schon, wie heute in 12 Monaten die Wettbewerbslandschaft und die Nachfrage sein werden?

Agil sein statt lange zu planen

Der Begriff Agilität taucht immer häufiger auch außerhalb der Software-Branche auf. Gemeint ist eine andere Denkweise bei der Planung von Projekten. SCRUM ist beispielsweise ein agiles Konzept, bei dem Projekte nicht mehr komplett durchgeplant werden, sondern schrittweise an den jeweils wichtigsten und dringlichsten Verbesserungen gearbeitet wird. Ist es möglich, die Erkenntnisse aus diesen Methoden in die Umsatzplanung einzubringen?

Traditionelle Planung konzentriert sich auf die Details und macht keinen Unterschied zwischen kurzfristigen Planzahlen und Zahlen, die erst für ein Jahr im Voraus eintreffen sollen. Aber ist das noch zeitgemäß?

Ich erinnere mich an ein Unternehmen, das noch im Jahr 2015 ein dreiwöchiges Planungsmeeting mit allen Führungskräften durchgeführt hat. Ziel des Meetings: ein 5-Jahres-Plan. Heute sehen wir, dass nichts von dem, was damals geplant wurde, im Jahr 2019 tatsächlich eingetreten ist. Im Gegenteil: Durch die starre Planung hat das Unternehmen starke Umsatzeinbrüche und bittere Verluste hinnehmen müssen.

Jährlich, quartalsweise oder monatlich?

Wie lange sollte man also im Vertrieb vorausplanen? Ein Jahr? Ein Quartal? Oder gar nur einen Monat? Geht das womöglich auch wöchentlich? Ich stelle mal eine Gegenfrage: Würden wir heute schon die Reiseplanung für einen Kundenbesuch machen, der erst in zehn Monaten stattfindet? Wohl kaum.

Wir müssen uns überlegen, was wir uns in welchem Planungshorizont vornehmen wollen. Sicherlich ist es eine vernünftige Idee, für einen Zeitraum von zwölf oder 24 Monaten bestimmte Wachstumsziele oder Expansionsziele anzupeilen. Allerdings dürfte es nicht sinnvoll sein, sich schon vor Beginn der zwölf Monate im Detail vorzunehmen, mit welchem Kunden in welchem Monat welcher Umsatz erzielt werden soll. Es existieren also eine grobe Sicht und eine grobe Planung. Und es gibt bei kurzfristiger Betrachtungsweise noch genauere Vorhaben bis hin zu einzelnen Besuchen und Telefonaten, die wir planen.

Was sollte man planen und was nicht?

Werfen wir noch einmal einen Blick auf agile Methoden im Projektmanagement: Im Rahmen eines großen Projektzieles werden bei der Methodik SCRUM kurzfristige Ziele für den so genannten Sprint definiert. Wenn das große Projekt beispielsweise die Einführung einer CRM Software ist, dann könnte ein Sprint eine Woche oder maximal zwei Wochen dauern. Für diesen Sprint wissen alle Mitarbeiter im Team, was das Ziel des Sprints ist. Es wird genau festgelegt, was am Ende der kurzen Zeitperiode konkret an Ergebnissen vorliegen soll.

Im Wechsel zwischen produktiven Phasen (Sprint) und Reflexionsphasen nähert sich das Team dem endgültigen Projektergebnis immer weiter an. Die wichtigsten Dinge, die am meisten Einfluss auf den Projekterfolg haben, kommen anfangs auf die To-do-Liste. Der große Vorteil ist, dass während der Arbeit am Projekt immer wieder leichte Zielkorrekturen in die konkrete Arbeit eingeflochten werden können. Außerdem kann das Team in den Reflexionsphasen wichtige Änderungen an der Arbeitsweise und den Werkzeugen vornehmen, sodass der nächste Sprint noch erfolgreicher verlaufen kann.

SCRUM im Vertrieb?

Wie könnte das konkret aussehen, wenn man diese Denkweise auf die Arbeit im Vertrieb überträgt? Ein langfristiges Ziel, wie zum Beispiel ein Jahresplan, wird in mehrere kurzfristigere Sprints zerlegt. Kurzfristige Ziele könnten zum Beispiel sein:

  • erste Kontaktaufnahmen zu neuen Kunden auf der Basis von Leads
  • Weiterentwicklung von bestehenden Verkaufschancen in die nächste Phase
  • Angebotserstellung auf der Basis der konkreten Bedarfsermittlung
  • Abschluss von Verkaufsprojekten, die jetzt reif sind

Ein Vertriebsteam aus maximal neun Personen kann sich dann ganz konkrete Teilziele setzen, die in einem kürzeren Zeitraum von ein oder zwei Wochen zu schaffen sind. Alle sind auf die konkreten Ziele konzentriert und können gemeinsam dafür sorgen, dass die Ergebnisse möglichst gut ausfallen.

Weil jedoch letztlich der Kunde entscheidet, ist es nicht möglich, positive Ergebnisse in allen Fällen zu planen. Allerdings wissen wir aus Erfahrung, wie unsere Quoten in etwa sind. Wenn wir also wissen, wie viele Versuche wir jeweils starten, wissen wir auch, wie viele davon mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit zum Erfolg führen werden. So kann man mit ein wenig Erfahrung ganz konkrete Ergebnisse für einen Sprint festlegen.

Nach jedem Sprint nehmen wir uns die Zeit, um zu reflektieren, was gut funktioniert hat und was das Team an Arbeit für andere Bereiche braucht oder welche Werkzeuge verändert werden müssen, um sie besser zu machen. Das Verhältnis von Sprint zur Reflexion ist in etwa 20:1. Wenn ein Sprint 14 Tage dauert, sollte man sich somit circa 6 Stunden Zeit nehmen, um im Team die nächste Sprintphase zu planen und Verbesserungen einzuflechten.

Die SCRUM-Rollen im Vertrieb

Neben den Teammitgliedern gibt es bei SCRUM klare Rollenvorgaben. So gibt es einen SCRUM-Master, der im Vertrieb eventuell von einer Vertriebsassistenz wahrgenommen werden kann. Diese Person sorgt dafür, dass sich alle an die Regeln halten und ein gemeinsam einsehbares SCRUM-Board existiert. An diesem zentralen Brett ist für alle Projektmitglieder sichtbar, welche Teilaufgabe gerade bearbeitet wird und welche Aufgaben bereits erledigt sind.

Die Rolle des „Stakeholders“, also desjenigen, der definiert, was das Ergebnis der einzelnen Sprints sein soll, könnte der Vertriebsleiter einnehmen. Er bestimmt und erklärt den Sinn und Zweck der Detailziele. Er sorgt dafür, dass die Detailziele zu den Gesamtvertriebszielen des Unternehmens passen. So kann der Vertrieb in einzelne SCRUM-Teams aufgeteilt werden, die dann konzentriert und fokussiert an der Erledigung ihrer konkreten Aufgaben arbeiten und nicht durch andere Dinge abgelenkt werden.

Neues Jahr – neues Glück

Zum Jahreswechsel sind die Glückssymbole überall: Schornsteinfeger, vierblättrige Kleeblätter und Marzipanschweinchen. Vielleicht ist ein neues Jahr ein guter Anlass, um sich Großes vorzunehmen. Kurz nach Neujahr sind die Fitnessstudios überfüllt ebenso wie die Joggingstrecken im Wald. Aber schon Mitte Februar ist alles wieder wie zuvor.

Menschen wollen viel, und meistens tun sie dann wenig. Damit Ihnen das nicht passiert, können Sie sich sinnvolle und machbare Veränderungen vornehmen. Was wollen Sie im nächsten Jahr anpacken? Welche neue Angewohnheit – im positiven Sinne – wollen Sie hinzufügen? Welche weniger sinnvolle Verhaltensweise wollen Sie künftig abschaffen?

Bilder im Kopf

Wir Menschen denken in Bildern. Wenn Sie sich etwas vornehmen, schaffen Sie sich Bilder, die Sie an Ihr Vorhaben erinnern. Das kann ein kleines Symbol auf Ihrem Schreibtisch sein, das Sie immer wieder sehen werden, oder auch der Bildschirmhintergrund Ihres Smartphones, auf den Ihr Blick immer wieder fällt..

Manche Coaches schwören auf ein „Zielbild“, also eine Collage von Fotos und Zeichnungen, die Ihre Wünsche und Vorhaben sichtbar macht. So ein Bild kann Wunder wirken, weil das Unterbewusstsein ständig damit konfrontiert wird. So schaffen wir eine wichtige Unterstützung für unser Bewusstsein, um stetig und konsequent an der Realisierung unserer Ziele zu arbeiten. Wenn Sie sich die Mühe machen, Ihr nächstes Jahr mit bedeutsamen Zielen zu versehen, dann kann ein Zielbild viel bewirken.

Fotoquelle Titelbild: © HconQ/Shutterstock.com