Ein Vertriebsmeeting ist wichtig um die aktuellen Informationen zwischen allen Beteiligten auszutauschen. Das kann flott ablaufen, aber auch viel Zeit in Anspruch nehmen, wenn man nicht weiß, wie man ein effektives und effizientes Meeting abhält. Umso wichtiger ist es deshalb, es möglichst effizient zu gestalten. Meine Tipps und Tricks rund um die Organisation eines erfolgreichen Vertriebsmeetings finden Sie hier.

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Der erste Schritt: Zeitfresser identifizieren und eliminieren

Haben Sie bei Ihren Vertriebsmeetings regelmäßig das Gefühl, dass Sie die angesetzte Zeit nicht effizient nutzen? Damit sind Sie nicht alleine. Viele Verantwortliche sind oftmals in alten Mustern festgefahren, die früher vielleicht mal sinnvoll waren, aber seit langer Zeit nicht mehr hinterfragt wurden. Nehmen Sie deshalb zu allererst den Ist-Zustand Ihrer Vertriebsmeetings unter die Lupe. Fragen Sie sich, welche Tagesordnungspunkte wirklich nötig sind – und ziehen Sie ehrliche Konsequenzen aus der Analyse.

So ist beispielsweise die beliebte Besprechung des Forecasts in den meisten Fällen völlige Zeitverschwendung. Die Informationen zum Forecast sollten allen Teilnehmer rechtzeitig vor dem Meeting vorliegen und gelesen werden. Warum die wertvolle synchrone Zeit dafür nutzen, Daten und Zahlen durchzugehen, die bereits jeder kennt? Sinnvoll wäre es an dieser Stelle lediglich auf offene Fragen einzugehen, die sich beim Studieren der Unterlagen ergeben haben. So kann viel Zeit eingespart werden, die an anderer Stelle gebraucht wird.

Geben Sie dem Vertriebsmeeting eine gute Struktur

Wie so oft gilt auch bei der Organisation eines Vertriebsmeetings: Mit einer guten Vorbereitung lässt sich vieles vereinfachen. Legen Sie als Verantwortlicher also eine sinnvolle Struktur fest und schaffen Sie die Bedingungen, die zur effizienten Abwicklung des Meetings von Nöten sind. Neben der Aufgabe, alle Meeting-Teilnehmer im Vorfeld mit den relevanten Informationen zu versorgen, spielt auch die Reihenfolge der zu bearbeitenden Tagesordnungspunkte eine entscheidende Rolle. So sollten zum Beispiel die oben erwähnten klärenden Fragen zum Thema Forecast ans Ende des Meetings gestellt werden. So können Sie davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter sich kurz halten und sich auf das Wichtigste beschränken – schließlich möchte niemand das Ende eines Meetings unnötig herauszögern. Durch solche Tricks bleibt mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Dabei können Sie auch ruhig mal neue Wege gehen.

Die Routine durchbrechen und das Vertriebsmeeting aufwerten

Bereits kleine Veränderungen bei der Gestaltung des Vertriebsmeetings können erstaunliche Ergebnisse erzielen. Wählen Sie zum Beispiel öfter mal einen anderen Raum für das Meeting. Der Ortswechsel sorgt dafür, dass alte Muster durchbrochen werden – neue Orte bringen neue Impulse und so entstehen oftmals ganz neue Denkansätze. Neben dem Umgestalten der Umgebung können auch neuartige Programmpunkte dabei helfen, Ihr Team zu inspirieren. Manche Vorschläge mögen vielleicht zunächst ungewohnt oder sogar albern wirken. Doch Ihr Mut zur Innovation kann einen enormen Effekt haben. Vier Methoden möchte ich Ihnen an dieser Stelle besonders ans Herz legen.

1. Heldentaten

In 120 Sekunden soll jeder Teilnehmer seinen größten oder beeindruckendsten Erfolg schildern. Wichtig hierbei ist: Die Präsentation soll so gehalten werden, dass man damit auch vor einem wichtigen Kunden auftreten könnte. Diese Übung verleiht Ihrem Team mehr Sicherheit für die nächste „echte“ Präsentation. Zudem können die Kollegen von den Erfolgsgeschichten der anderen lernen und ihre eigene Arbeitsweise verbessern. Davon profitiert am Ende das gesamte Unternehmen.

2. Erkenntnisgeschenke

Von dieser Technik profitieren sowohl die Kollegen als auch Sie als Leiter des Vertriebsmeetings. Jeder Teilnehmer hat fünf Minuten Zeit, um zu berichten, was er seit dem letzten Meeting mitgenommen hat und anschließend erfolgreich in seinem Arbeitsalltag anwenden konnte. Die Auswahl des Themas ist hierbei zweitrangig: Es kann sich um konkrete Methoden zum erfolgreicheren Verkauf handeln oder um den Umgang mit schwierigen Kunden. Der Lerneffekt ist hierbei besonders groß: Sie erfahren von Schwierigkeiten und Problemen, die Ihnen vielleicht nicht bewusst waren und können entsprechende Lösungen entwickeln und Unterstützung anbieten. Und die Kollegen lernen voneinander und motivieren sich gegenseitig.

3. Vertriebssimulator

Selbst die erfahrensten Piloten üben am Flugsimulator. Kein Pilot mag diese Prüfungssituation, aber sie haben akzeptiert, dass sie durch ihre Teilnahme einen wesentlichen Beitrag zur Sicherheit im Flugverkehr leisten. Schließlich können Sie über das Hilfsmittel Simulator Flugsituationen erleben, die man im richten Leben nicht nachstellen will.

Ganz ähnlich ist die Simulation eines Verkaufsgesprächs. Hierbei schlüpfen alle Kollegen abwechselnd in die Rolle des Verkäufers und des Käufers und können so ihre Techniken und Methoden im sicheren Raum ausprobieren. Das direkte Feedback von Kollegen und Vorgesetzten hilft, die eigenen Fähigkeiten besser einzuschätzen und Fehlerquellen zu eliminieren. Wenn in jedem Vertriebsmeeting 20 bis 40 Minuten eingesetzt werden, um solche simulierten Kundengespräche durchzuführen, kann sich das sehr schnell auf die Ergebnisse im Verkauf auswirken.

4. Problemlösungssprint

Wenn es eine konkrete Baustelle gibt, die übergreifend den gesamten Vertrieb betrifft, bietet sich ein Problemlösungssprint an. Hierbei wird ein durchaus komplexes Problem in weniger als einer Stunde gelöst. Allein durch diesen engen Zeitplan werden die Teilnehmer schneller als gewöhnlich  die wichtigen Punkte erkennen und bearbeiten. Das Team wird dafür in zwei Gruppen eingeteilt: Die „Abgeordneten“, die für den Kern der Problemlösung verantwortlich sind, und die „Aufsichtsräte“, die mit Kritik und Anregungen helfen sollen. Ein neutraler Moderator sorgt dafür, dass die Diskussionen gemäß den Regeln ablaufen und der Zeitplan eingehalten wird.

Der Problemlösungssprint wird im fünf Abschnitte eingeteilt. In den ersten 15 Minuten diskutiert die Gruppe der „Abgeordneten“ die Eckpfeiler des Problems. Das Thema wird klar umrissen, Ist- und Wunsch-Zustand werden definiert. Dann sind die maximal fünf Aufsichtsräte dran. Jeder von ihnen bekommt eine Minute, um Kritik und Anregungen zur Diskussion der Abgeordneten zu geben. Dann erfolgt der zweite Durchgang der Abgeordneten. Sie können das kurze Feedback der Aufsichtsräte berücksichtigen und arbeiten an Ideen zur Problemlösung. Danach erfolgt die zweite Runde der Aufsichtsräte, die wieder ihr kurzes Feedback zum Inhalt und Ablauf der Diskussion geben. Im Anschluss bekommen die Abgeordneten dann noch einmal eine viertel Stunde Zeit, um einen Aktionsplan aufzustellen und das Ergebnis der Diskussion festzuhalten. Der Moderator dient dabei als Protokollant.
Diese Art der Problemlösung scheint zunächst ungewöhnlich – jedoch konnte ich in der Vergangenheit erstaunliche Ergebnisse erzielen und für scheinbare unlösbare Probleme wurde innerhalb einer Stunde ein Lösungsweg entwickelt.

Das Team ist entscheidend

All diese Ansätze funktionieren natürlich nur, wenn Sie als Führungskraft voll dahinterstehen. Probieren Sie nichts aus, womit Sie sich nicht wohlfühlen – Ihr Team wird das sofort merken und nicht mit der nötigen Ernsthaftigkeit bei der Sache sein. Generell ist es sinnvoll, den Teamgedanken und Zusammenhalt zu stärken. Natürlich möchte jeder Verkäufer der Beste sein und die meisten Verkaufsabschlüssen vorlegen können. Doch im Konkurrenzkampf geht häufig viel Verbesserungspotenzial verloren. Achten Sie deshalb darauf, auch außerhalb des Meetingraums den Teamgeist zu stärken. Ein gemeinsamer Grillabend oder ein Ausflug reichen da schon manchmal aus. In einem starken Team, das zusammenhält und nicht nur die Ellenbogen ausfährt, kann jeder profitieren.

 

Fotoquelle Titelbild: © GaudiLab/shutterstock