Der perfekte Sprachstil für Ihre Kundenkommunikation

Lange Texte, verschachtelte Sätze, zahlreiche Fremdwörter: Dadurch zeichnet sich Kundenkommunikation aus, die gegen die eigenen Unternehmensziele arbeitet. Wie Sie Ihren Sprachstil perfekt an Ihre Kunden anpassen und leserfreundliche Texte schreiben, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Häufige Sprachstil-Fehler

Verbesserungen setzen an der Fehlerquelle an. Beim Sprachstil denken Sie jetzt sicherlich direkt an Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik. Ein Text, der voll offensichtlicher Fehler ist, hinterlässt keinen positiven Eindruck. Aber selbst mit „fehlerfreien“ Texten können sich Unternehmen durch einen unpassenden Sprachstil schaden, denn Ihre Kommunikation muss zu Ihnen und Ihrer Zielgruppe passen, damit sie auch wirklich den gewünschten Effekt erzielt.

Häufig wird Sprache genutzt, um Unsicherheiten zu verstecken. Durch komplizierte, lange Sätze werden Aussagen vage und dadurch wird es schwerer, den Verfasser auf etwas festzulegen. Auch Forderungen werden mit viel „Wortmüll“ scheinbar abgeschwächt. Wenn Sie bewusst darauf achten, wird Ihnen auffallen, wie viele Texte oder Vorträge Sie hören, in denen genau so vorgegangen wird. Aber diese aufgeblasenen Sätze verstecken gar nichts, denn die Aussagen bleiben gleich. Also wie schaffen Sie es, für Ihr Unternehmen einen klaren, prägnanten Sprachstil zu finden, der zu Ihnen passt?

Die Sprache Ihres Kunden

Der Sprachstil Ihres Unternehmens sollte in die Kundenwelt passen. Es sollte also aus Anwendersicht geschrieben werden. Ausgenommen vom B2B-Bereich passen Fachsprachen nicht in der Kundenkommunikation. Sowohl Fachbegriffe als auch branchentypische Sprachstile erschweren im B2C das Verständnis. Außerdem beugen Sie mit leicht verständlicher Sprache auch inhaltlichen Unklarheiten vor, die Ihre Unternehmensziele ebenfalls blockieren könnten.

Markenkern, Markenwerte und Markenidentität ergeben für Interessenten ein stimmiges Bild. Dazu muss auch der Sprachstil passen. Achten Sie darauf, dass sich Unternehmenswerte wie „modern“ oder „dynamisch“ auch in Ihren Texten widerspiegeln. Veraltete Begriffe oder endlos lange Passagen wären hier fehl am Platz. Um Ihre Kunden bestmöglich zu erreichen, müssen Sie gegebenenfalls verschiedene Sprachstile für die jeweiligen Zielgruppen verwenden. Neben Ihren Unternehmenswerten müssen Ihre Texte auch zu den Werten Ihrer Interessenten und Kunden passen. Das wirkt sich vor allem auf die Wortwahl aus, aber spielt auch auf inhaltlicher Ebene eine bedeutende Rolle. Wer besonders kundenfreundlich sein will, sollte auch in der Lage sein, seine Botschaft kurz und simpel vermitteln zu können, um so wirklich jeden zu erreichen – selbst wenn Texte dann keine sprachlichen Meisterwerke werden.

Kundenfreundlicher Sprachstil

Kundenfreundlichkeit ist aus Marketing und Vertrieb heute nicht mehr wegzudenken und zu einem der zentralen Werte geworden. Ein kundenfreundlicher Sprachstil ist vor allem eines: kurz, prägnant und verständlich. Wenn ein Text nicht dazu dient, Emotionen zu transportieren, lässt er sich in den meisten Fällen auf wenige Kernaussagen reduzieren. Und mehr will Ihr Kunde auch gar nicht wissen. Schreiben Sie deshalb keine langen, verschachtelten Sätze, sondern treffen Sie klare, einfache Aussagen. Kunden sind von einem Sprachstil begeistert, bei dem sie in wenigen Sekunden erkennen können, worum es geht.

Den passenden Sprachstil verwenden

Selbst wenn Sie jetzt den perfekten Sprachstil für Ihre Zielgruppe gefunden haben, ist es schwierig in einem Unternehmen mit vielen Mitarbeitern diesen bei allen zu etablieren. Beginnen Sie damit, gemeinsam das Sprachgefühl zu sensibilisieren. Wenn Sie die Kundenbrille aufsetzen und Ihre eigenen Texte bewusst lesen, fallen Ihnen viele mögliche Verbesserungen bereits selbst auf. In einem Workshop können Sie zusammen die Kundenkommunikation Schritt für Schritt durchgehen und Ihre Texte optimieren und Maßstäbe für die Zukunft setzen. Sicherlich können Sie so viele Ihrer Briefe und Mailings kürzen. Anstatt Regeln vordiktiert zu bekommen, können Sie gemeinsam eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten erstellen, die Sie durch die vorhergehende Analyse bereits im Ansatz verinnerlicht haben. Ein Vergleich von Vorher-Nachher-Texten verstärkt Ihre Erinnerung im Gedächtnis nochmals.

Sechs Tipps für einen besseren Sprachstil

Am Ende dieses Beitrags möchte ich Ihnen sechs konkrete Tipps an die Hand geben, mit denen Sie jeden Ihrer Texte sofort optimieren können. So wird Ihr Sprachstil klarer und verständlicher für Kunden:

  1. Keine Passivsätze
    Wandeln Sie Passivsätze in Aktivsätze um. Ihre Sprache wird dadurch dynamischer und durch die Nennung des Subjekts werden Ihre Aussagen konkreter.
  2. Kein Silbenmüll
    Wir Deutschen neigen dazu, unnötige Silben an Wort anzubinden, die nichts an der Bedeutung verändern. Eine Beantragung beispielsweise ist genau das Gleiche wie ein Antrag.
  3. Keine Substantivierung
    Um die Sprache noch dynamischer zu gestalten, sollten Sie Verben als solche stehen lassen, anstatt sie zu substantivieren. Das heißt, es wird keine Beantragung vorgenommen, sondern Sie beantragen etwas. So lassen sich Sätze nochmals kürzen.
  4. Keine Wiederholungen
    Diese Regel wird uns schon seit der Grundschule gepredigt und doch schleichen sich Wiederholungen immer wieder in unsere Texte ein. Kontrollieren Sie also selbst, ob Sie nicht doch an anderer Stelle nochmal genau das Gleiche sagen.
  5. Keine Abkürzungen
    In Tabellen und Notizen sind Abkürzungen durchaus nützlich und sinnvoll. Bei Fließtexten in der Kundenkommunikation stören sie allerdings den Lesefluss. Verzichten Sie deshalb auf Abkürzungen und schreiben Sie alles aus, selbst wenn der Satz optisch dadurch ein Stück länger wird.
  6. Hauptsachen im Hauptsatz
    Texte werden kompliziert, wenn immer wieder wichtige Aussagen in Nebensätze verschachtelt werden. Fassen Sie den Kern Ihrer Botschaft in wenigen Hauptsätzen zusammen und erleichtern Sie so Ihren Kunden das Verständnis.

Nutzen Sie das Werkzeug Sprache

Es lohnt sich, wenn Sie sich mit dem Werkzeug Sprache näher auseinandersetzen. Es gibt viele Ebenen, die Optimierungspotenzial bieten. Neben den reinen Inhalten lässt sich, wie gerade gezeigt, auch beim Sprachstil viel verändern und an den Kunden anpassen. Seien Sie deshalb stets selbst Ihr härtester Kritiker und feilen Sie immer wieder an Ihren Texten.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Ihre Unternehmenstexte und Kundengespräche sprachlich verbessern? Dann hören Sie sich meinen aktuellen Sales-up-Call mit Thilo Baum an. Der Kommunikationsexperte ist ausgebildeter Journalist und verrät im Interview, wie Sie den passenden Sprachstil für Ihre Unternehmenswerte und Ihre Zielgruppe finden.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit diesem Thema? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar!

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Sie werden schon bald präziser und kundenfreundlicher kommunizieren, denn Sie erfahren unter anderem...

  • … anhand von zahlreichen Beispielen, was einen guten Sprachstil ausmacht.
  • … warum Sie Sprache nicht zur Manipulation einsetzen sollten.
  • … wie Ihre Texte und Ihre Kommunikation genau ins Schwarze treffen.
  • … wieso Ihre Kundenkommunikation für Nicht-Muttersprachler unverständlich ist.
  • … wie Sie den perfekten Sprachstil in Ihrem Unternehmen und bei allen Mitarbeitern etablieren.

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Fotoquelle Titelbild: © shutterstock/ESB Professional

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