Kaltakquise per Telefon und Sprachnachrichten

Wer sich auf Kaltakquise am Telefon vorbereitet, der muss sich in diesen Tagen auf den Anrufbeantworter einstellen. Immer mehr Führungskräfte sind nur noch per Smartphone erreichbar. Und selten erreichen wir sie zu einem zufällig gewählten Zeitpunkt.

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Anrufbeantworter und Sprachbox stören

Wenn wir auf Situationen treffen, die ungünstig sind, aber durchaus an der Tagesordnung, dann haben wir dafür ein Konzept. Wir wissen, wie wir auf alltägliche Blockaden reagieren.

Beispielsweise ist es ganz normal, dass wir – auch wenn wir in Eile sind – anhalten, wenn die Ampel von Grün auf Gelb und schließlich Rot umschaltet. Wir erkennen das Signal, wissen, was es bedeutet und haben eine Reaktion parat. Kaum jemand käme auf die Idee zu jammern und zu rufen „Oh je. Jetzt ist es wieder Gelb und dann Rot geworden. Was soll ich nur tun?“ Das wäre albern.

Und dennoch höre ich in meinen Seminaren und Workshops die Teilnehmer klagen: „Was mache ich nur, wenn ich meinen Ansprechpartner nicht erreiche und nur Anrufbeantworter erreiche? Dann kann ich ja nicht verkaufen!“ Und wenn ich dann frage, wie oft das passiert, dann höre ich, dass es durchaus an der Tagesordnung ist. Manchmal ist das Offensichtliche schwierig zu sehen: Wenn eine bestimmte Aktion ungünstig, aber erwartet ist, dann haben wir im normalen Leben eine Antwort parat. Warum nicht auch im Geschäftsleben?

Kaltakquise am Telefon mit der Mailbox

Egal wie häufig Sie statt einem menschlichen Gesprächspartner eine Mailbox, Sprachbox oder einen Anrufbeantworter antreffen – es wird passieren und Sie sollten vorbereitet sein. Wie kann man mit einer Sprachnachricht Aufmerksamkeit erzeugen? Wie kann man eine aufgezeichnete Nachricht spannend gestalten?

Wie immer ist es sehr hilfreich, wenn wir uns in die Situation des Empfängers hineinversetzen: Was denkt er oder sie vermutlich, wenn die Sprachnachricht abgehört wird?

Vor allem dann wenn der Empfänger uns und die angezeigte Nummer zu der Nachricht nicht kennt, sollten wir seine aktuellen Bedürfnisse mit der Nachricht erfüllen. Wenn Sie sich selbst fragen, was Sie sich fragen, wenn Sie eine Sprachnachricht abhören, dann kommen Sie vielleicht auch zu diesen Fragen:

  • Wer ist der Absender?
  • Ist es dringend?
  • Betrifft es mich?
  • Was soll ich tun?
  • Was passiert, wenn ich es ignoriere?

Weil wir die unbewussten Fragen unserer Gesprächspartner proaktiv beantworten wollen, dürfen wir uns eine Struktur der Sprachnachricht überlegen, die genau diese Bedürfnisse erfüllt.

Kaltakquise auf dem Anrufbeantworter

Unser Ziel ist es, dass der Adressat der Sprachnachricht in irgendeiner Weise reagiert und Kontakt zu uns aufnimmt. Das sollten wir ihm so einfach wie möglich machen. So könnte eine Sprachnachricht lauten, wenn wir statt der Zielperson nur einen Anrufbeantworter erreichen:

„Das ist eine Nachricht für >Vorname Nachname< von >Ihr Name< – schönen Guten Tag. Wenn Sie die Nachricht noch am >Datum< bekommen, lohnt es sich auf jeden Fall bis xx Uhr zurückzurufen, damit Ihr >Nutzenversprechen< rechtzeitig möglich wird. Rufen Sie jetzt bitte diese Nummer an: 0199 123 456 789. Ich wiederhole das: 0 1 9 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9. Bis gleich. Das war >Ihr Name<.

Wenn diese Struktur erstmal seltsam klingt, wollen Sie sich vielleicht einmal ein reales Beispiel ansehen. So könnte beispielsweise meine Nachricht auf einem Anrufbeantworter klingen, wenn ich einen Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens anrufe und nur seine Sprachbox erreichen:

„Diese Nachricht ist für Dr. Obermüller und kommt von Stephan Heinrich – Schönen Guten Tag! Wenn Sie diese Nachricht noch am 23. Oktober erreicht, können Sie auf jeden Fall bis 19 Uhr zurückrufen, damit Ihre Ausbeute an Neukunden auf der XY-Fachmesse noch in diesem Jahr verdoppelt werden kann. Ihr Anruf landet jetzt beim Richtigen unter 0199 123 456 789. Ich wiederhole 0 1 9 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9. Das war Stephan Heinrich und ich freue mich auf unser Gespräch. Bis gleich.“

Funktioniert Akquise per Sprachnachricht?

Vielleicht sind Sie jetzt skeptisch und fragen sich, ob diese seltsame Methode erfolgreich sein kann. Ihre Skepsis ist berechtigt. Hier die Gründe, warum Sie skeptisch sind:

  1. Sie haben so eine Nachricht vermutlich noch nie selbst bekommen
  2. Sie haben es vermutlich noch nie selbst ausprobiert
  3. Die Nachricht klingt für Sie vermutlich forsch oder gar frech

Und das sind gleichzeitig die Gründe, warum die Struktur und Inhalt der Nachricht wirksam sind. Bei der Akquise haben wir ohnehin ein Dilemma: Es funktioniert meistens nicht. Wir können jedoch Methoden verwenden, die unseren Erfolg wahrscheinlicher machen.

Genau das leistet die Sprachnachricht – sie erhöht die Chance auf Erfolg. Gehen wir noch einmal zur Ausgangssituation zurück: Sie wollten einen Gesprächspartner am Telefon erreichen und es misslingt. Kein Erfolg. Jetzt können Sie die Chancen auf einen erfolgreichen Ausgang des Anrufversuchs deutlich steigern, wenn Sie den Angerufenen dazu bringen, Sie zurückzurufen.

Dazu müssen verschiedene Voraussetzungen erfüllt werden, die Sie selbst nur zum Teil beeinflussen können:

  1. Er muss die Nachricht abhören
  2. Er muss die Nachricht verstehen
  3. Er muss eine Aktion ausführen

Auf den ersten Punkt haben wir keinen Einfluss. Aber die anderen beiden Punkte können wir stark beeinflussen. Wenn die Nachricht verständlich ist und Lust auf eine (Re-)Aktion macht, dann haben wir alles erreicht, was man mit einer Sprachnachricht bewirken will. Und wenn die Zielperson vielleicht sogar noch schmunzelt oder die Nachricht in Erinnerung behält, kann uns das weitere Vorteile bringen.

Kaltakquise am Telefon per Nachricht

Wenn wir in Erinnerung bleiben wollen, dann muss es haften bleiben. Die Brüder Dan und Chip Heath haben mit Ihrem Bestseller „Made to Stick“ eine Formel für Auffälligkeit in Verbindung mit Dauerhaftigkeit geschaffen. Hinter dem Akronym SUCCES verbergen sich diese Begriffe: SimpleUnexpectedConcreteCredibleEmotionalStory.

„Merk-würdig“ drückt es auch um Deutschen gut aus. Wir dürfen in Erinnerung bleiben, wenn es sich lohnt an uns zu denken. Genau das wollen wir mit dieser ungewöhnlichen Nachricht erreichen.

Simple bedeutet einfach und es sollte einfach sein, zu antworten. Beispielsweise indem Sie die Nummer zweimal in unterschiedlicher Geschwindigkeit sprechen, so dass es einfach ist, sich die Nummer zu notieren.

Oder, wenn Sie auf dem Smartphone anrufen und Ihre Nummer im Display angezeigt wird, einfach darauf hinweisen, dass ein Rückruf nur einen Klick entfernt ist:

„Diese Nachricht ist für Dr. Obermüller und kommt nicht nur von Herzen, sondern auch von Stephan Heinrich. Jetzt kommt’s: Wenn Sie diese Nachricht noch am 23. Oktober erreicht, können Sie auf jeden Fall bis zum Schlafengehen zurückrufen, damit Sie noch in diesem Jahr durchschnittlich 27.000 Euro zusätzlichen Deckungsbeitrag verbuchen werden. Ihr Anruf landet jetzt beim Richtigen und ist mit nur einen Rückruf-Klick sofort möglich. Beste Grüße von Stephan Heinrich der sich schon auf unser Gespräch freut. Bis gleich.“

Wenn Kaltakquise am Telefon nicht auf Anhieb klappt

Nehmen wir an, Sie haben alles richtig gemacht, aber der Rückruf ist nicht erfolgt. Warum nicht? naja es kann viele Gründe geben. Der erste Grund ist, dass Ihr Wunschkunde ein Nicht-Kunde bleiben will. Vielleicht ist Ihr Angebot subjektiv unattraktiv. Er oder Sie kann es im Moment nicht gebrauchen. Oder es gibt bereits einen anderen Partner, der alle Anforderungen erfüllt. Auch das ist ok, weil Sie ja im Gegenzug auch nicht möchten, dass Ihre Kunden beim ersten Anlauf mit fliegenden Fahnen zum Wettbewerb laufen, oder?

Aber ebenso kann es sein, dass gerade beim Abhören Ihrer Nachricht ein anderes Gespräch hereinkam, das so wichtig war, dass es angenommen wurde. Später geriet Ihre Nachricht in Vergessenheit. Oder es war gerade nichts zu Schreiben zu Hand und er konnte sich die Nummer nicht merken. Wer weiß …

Letztlich bleibt es Ihnen überlassen, welche Gedanken Sie sich im Falle des Misserfolgs machen. Allerdings ist es besser für Sie, wenn Sie nicht sofort davon ausgehen, dass Ihr Angebot unpassend war. Schließlich gibt es – auch in Deutschland – nachweislich kein Gesetz das uns vorschreibt die maximal negative Annahme machen zu müssen. Optimismus ist erlaubt. Wir dürfen in Unwissenheit auch vom besten Fall ausgehen.

Optimismus bei der Kaltakquise am Telefon

Wenn wir also davon ausgehen, dass es einen positiven und verständlichen Grund gab, dass unsere erste Nachricht nicht zum Rückruf führte, dann können wir leichten Herzens eine weitere Nachricht absetzen:

„Dr. Obermüller bekommt diese beiden Nachrichten von Stephan Heinrich. Die gute Nachricht: Die Leitung ist noch offen und Sie auf jeden Fall jetzt zurückrufen, damit unnötige Preisnachlässe, die durch clevere Einkäufer erschlichen wurden noch in diesem Quartal als Zusatzertrag auf Ihrem Konto landen. Ihr Anruf landet jetzt beim Richtigen und ist mit nur einen Rückruf-Klick sofort möglich. Beste Grüße von Stephan Heinrich der sich schon auf unser Gespräch freut. Bis gleich. Ach ja – die schlechte Nachricht … Die behalte ich vorerst für mich.“

Ja, das ist noch eine Spur frecher. Und das ist gut so, denn wir wollen eine Reaktion provozieren. Schließlich ist eines klar: Wenn schlimmer als eine harsche Reaktion wäre keine Reaktion.

Und wie wäre es mit dieser Variante für eine dritte Nachricht:

„Dr. Obermüller das ist eine Nachricht von … Ach – was sage ich – Sie können mich bestimmt längst an der Stimme erkennen. Eine letzte Frage: Legen Sie es darauf an, dass ich Sie nie wieder anrufe? Das haben Sie nämlich fast geschafft. Aber Sie können jetzt zurückrufen, damit Sie erfahren, wie Sie mit Ihrer bestehenden Vertriebsmannschaft mindestens 25% mehr Aufträge erwirtschaften – und das bei besserer Marge. Mit nur einen Rückruf-Klick sind Sie dabei. Beste Grüße von Stephan Heinrich – Ahh jetzt habe ich den Namen doch verraten. Bis bald, Herr Dr. Obermüller.“

Eskalation bei der Kaltakquise am Telefon

Wie immer bei der Akquise ist es sinnvoll, sich vorher eine sinnvolle Eskalationsstrategie festzulegen. Dabei ist es sinnvoll, dass Sie von Mal zu Mal die Intensität erhöhen. Schließlich wäre es sinnlos ein besseres Ergebnis zu erwarten, wenn man die Aktion nicht verändert. Also weich und leise starten und dann Schritt für Schritt an Intensität zulegen und immer deutlicher werden. Ob Sie zwei, drei oder fünf Versuche machen, bevor Sie den einen potenziellen Kunden vorerst aussortieren, das bleibt Ihnen überlassen. Achten Sie darauf, dass Sie bei aller Ungewöhnlichkeit und forschem Auftreten dennoch freundlich und mit einem Lächeln im Knopfloch agieren.

Wenn Sie sich hier eintragen, bekommen Sie eine Sammlung von Textentwürfen, die Sie gerne verwenden dürfen, übersichtlich in einem PDF zusammengefasst.

2017-10-23T08:05:54+00:00 2 Comments

2 Kommentare

  1. Urs Borer 24.10.2017 um 20:58 Uhr - Antworten

    Bitte um PDF. Danke

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